5 informações que não podem faltar no itinerário de viagem de negócios

O itinerário de viagem de negócios tem a função de facilitar ao máximo a estadia dos colaboradores da empresa em outra cidade. Afinal, é o roteiro que reúne as principais informações sobre as atividades na agenda, incluindo aspectos como a programação de datas, a logística e a gestão financeira.

Um bom planejamento permite aproveitar os dias com mais tranquilidade, sem se preocupar com detalhes mais burocráticos. Por isso, deve ser feito com atenção, principalmente quando se trata de negócios e responsabilidades de trabalho.

Nesse contexto, algumas informações não podem faltar no itinerário. Confira cinco exemplos e como a tecnologia pode ser uma aliada na sua elaboração!

O que incluir no itinerário de viagem de negócios?

A seguir, detalhamos os pontos indispensáveis para a gestão inserir ao montar o roteiro das viagens de turismo corporativo. Acompanhe!

1. Gastos básicos

Nas viagens corporativas, uma das principais informações a serem verificadas é o custo geral. São dados importantes para gerar relatórios e manter o orçamento na margem. O colaborador, por sua vez, precisa estar ciente dos valores liberados para suas necessidades.

Os gastos básicos incluem:

passagens aéreas ou de ônibus;
acomodação em hotéis e afins;
alimentação;
seguros;
despesas extras indispensáveis.

2. Transporte

Além de informar os custos, o itinerário de viagem deve apresentar detalhes sobre eles. Quanto ao deslocamento, o colaborador precisa ter conhecimento de todo o trajeto a ser utilizado em sua estadia, bem como horários de saída e chegada.

O tipo de transporte deve ser considerado de acordo com as necessidades. Avião, por exemplo, é o mais comum, devido ao menor tempo e distância. Agora, se o orçamento estiver apertado, o ônibus pode ser a melhor opção para cidades mais próximas.

Independentemente da escolha, é essencial que as informações estejam à mão para que o colaborador se localize na hora do embarque. Vale lembrar também que a empresa pode disponibilizar carros próprios para viagens mais curtas.

3. Deslocamento na cidade de destino

O meio de deslocamento usado na viagem também merece atenção. Hoje em dia, os apps de transporte são os mais adotados e proporcionam conforto ao passageiro. Também é possível alugar carros. Porém, é importante garantir que os custos não excedam o orçamento.

Cada empresa tem suas políticas internas, que precisam estar claras no roteiro. Há a opção de comprar créditos para os aplicativos, por exemplo, por meio de gift cards ou códigos de pagamento. Então, a informação sobre o serviço escolhido precisa constar no itinerário.

4. Informações da acomodação

A acomodação é um ponto intrínseco ao deslocamento no destino, já que impacta os custos. Além disso, precisa ser reservada com antecedência para garantir praticidade ao viajante. Entre opções como hotéis e pousadas, serviços como AirBnB e até apartamentos particulares, o itinerário deve deixar claros os detalhes da hospedagem para o colaborador.

5. Agenda de reuniões

A agenda de atividades também é essencial no itinerário de viagem. Afinal, é o motivo para o deslocamento. O ideal é que o colaborador tenha acesso a todas as ações que precisa realizar durante sua estadia na cidade. Além disso, deve saber os horários para se preparar e chegar a tempo a cada reunião.

Como a tecnologia pode ajudar na montagem do itinerário?

Somente com um bom planejamento e organização das informações que não podem faltar no itinerário de viagem é que o colaborador vai conseguir cumprir suas obrigações com eficiência. Para isso, a tecnologia pode ser uma excelente aliada.

As ferramentas de gestão de viagem fornecem um processo otimizado, mantendo todas as informações à disposição do usuário. Assim, gestores e colaboradores melhoram a comunicação não só sobre os itinerários, mas sobre necessidades especiais que possam surgir.

Com soluções prontas para ajustar e corrigir informações sempre que precisar, a empresa consegue manter o itinerário de viagem atualizado para que todas as informações estejam sempre disponíveis para consulta. Desde orçamentos até as atividades no destino, tudo se torna mais eficiente.

Gostou das dicas apresentadas neste artigo? Então, siga a Tour House nas redes sociais para conferir mais conteúdos: Facebook, Twitter, Instagram e LinkedIn.