Garanta o sucesso do orçamento de viagens corporativas

Para muitas empresas, tecnologias como a videoconferência, acesso à nuvem e compartilhamento de dados ajudam a garantir a expansão de suas operações fora de sua base física de atuação. Mas o orçamento de viagens corporativas ainda é uma parte essencial do negócio.

Obter um amplo controle sobre o custo dessas viagens é fundamental. Por isso preparamos aqui uma série de dicas que vão ajudar sua empresa a ser bem-sucedida na tarefa de manter a eficácia financeira de suas viagens corporativas.

Importância das viagens corporativas para uma empresa

Ainda há algo de muito valioso – e estratégico – em uma reunião cara a cara – tanto que o mercado prevê um crescimento de 3,4% no setor este ano.

É através dela que as empresas conseguem interagir diretamente, obtendo dados através da linguagem corporal e pistas emocionais.

Esse tipo de contato contribui e acelera a transferência de ideias, o que pode otimizar prazos no fechamento de novas parcerias, vendas e tudo o que interfere diretamente no crescimento e rentabilidade de toda empresa, independente de sua área de atuação.

Dicas para garantir um bom orçamento de viagens corporativas

Ao implementar uma sólida política de viagem, sua empresa consegue cobrir os cantos mais distantes do globo com um bom orçamento de viagens corporativas – sem deixar de lado a qualidade de vida dos colaboradores.

Aqui estão algumas dicas a se considerar para reduzir os custos de viagens:

1) Crie uma política de viagem abrangente

Considere todos os custos da viagem de forma consolidada, usando uma política de viagens sistêmica e de fácil acesso.

Crie um documento, acessível pela intranet ou impresso, que descreva não só as políticas e práticas, mas também os detalhes da viagem e entretenimento que a empresa reembolsa:  passagens aéreas, transporte entre compromissos, entretenimento do cliente, refeições e despesas de emergência.

2) Tenha uma postura transparente sobre o orçamento de viagens corporativas

É importante que os colaboradores que viajam possam entender e se comprometer com a política de viagem, para garantir que todas as decisões ou alterações sejam tratadas de forma transparente.

Seja aberto e honesto sobre as regras, mostrando que as orientações específicas estão lá para minimizar o desperdício.

Se esforce para mostrar a toda equipe os esforços para reduzir os custos, mas também tudo o que está sendo planejado em paralelo para garantir que a viagem ainda seja conveniente e confortável.

3) Saiba diferenciar economia e sacrifício

Se você deseja motivar seus funcionários a reduzir custos em viagens corporativas, encontre uma maneira de tornar a experiência proveitosa para ele em um nível pessoal.

Permita que ele também acumule milhas, para usar para férias bem merecidas. Ou recompense o respeito ao orçamento com uma folga ou um vale-compras de uma livraria ou um bom restaurante.

Esse tipo de ação ajuda a fortalecer o comprometimento efetivo dos funcionários com a organização, poupando as equipes de qualquer estresse.

4) Elabore um planejamento assertivo de todas as viagens corporativas

A desorganização em uma viagem corporativa pode sair caro para sua empresa. Por isso, tenha em mente todos os detalhes logísticos que fazem uma viagem ser bem-sucedida:

  • Considere estimativas realistas de tempo de deslocamento entre compromissos e principalmente nas escalas de voos, evitando remarcações de passagens e de compromissos;
  • Dimensione adequadamente os custos de transporte e alimentação, especialmente se a política de reembolso após a viagem não for uma opção;
  • Tenha um plano B para possíveis emergências, como fornecer uma rede de suporte para colaboradores em trânsito se comunicarem no caso de imprevistos.

5) Escolha sabiamente sua consultoria de viagens corporativas

A consultoria de viagem correta pode fazer toda a diferença sobre o seu orçamento nesta área.

É fundamental escolher um parceiro de boa reputação no mercado e que tenha o alcance global que sua empresa necessita.

Dessa forma sua empresa pode aproveitar as melhores tarifas aéreas e rodoviárias, aluguel de carros e acomodação mais competitivas.

Ao escolher a consultoria de viagem certa, você garante que seu time permaneça focado em suas atribuições, enquanto a consultoria busca as melhores soluções para voos, hotéis e opções de transporte.

É por isso que cada vez mais empresas têm adotado a Tour House como parceira de seus administradores e gestores de viagens. Atendimento personalizado, soluções diferenciadas de pagamento, suporte no gerenciamento de contratos e gestão das informações financeiras são algumas de suas vantagens.

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