Como a secretária organiza uma viagem corporativa

Uma secretária desempenha um papel essencial em qualquer empresa. Ela auxilia no gerenciamento de cada setor e é responsável pela organização da empresa. Por isso, é essencial que ela saiba o que deve fazer e tenha consciência da importância de seu papel.

Como, em muitas empresas, as viagens corporativas são constantes, sua organização também fica nas mãos da secretária. Então, ela também deve entender sobre o gerenciamento de viagens corporativas e como pode auxiliar para que a viagem seja segura e condizente com os objetivos da empresa.

Como funciona a gestão de viagens corporativas?

Gestão de viagens corporativas é o processo pelo qual se decide e se organiza os detalhes de uma viagem corporativa, ou seja, uma viagem que visa fechar acordos, encontrar parceiros ou fornecedores e, em fim, enviar um representante da empresa para outra cidade, estado ou país. Essa gestão deve ser feita por todas as partes interessadas na empresa, chefes, funcionários, secretários etc.

Uma boa gestão de viagem corporativa encontra o equilíbrio entre as necessidades do funcionário viajante e os objetivos da empresa, garantindo que o funcionário poderá cumprir o objetivo da viagem, mas também terá uma estadia segura e confortável em seu destino. Além disso, a gestão de viagem corporativa maximiza o valor do dinheiro disponível para viagens, encontrando melhores preços e alternativas, assim como controla os gastos de cada deslocamento.

Em uma viagem corporativa ideal, as passagens e hospedagem são compradas por um bom preço. O funcionário fica em um hotel confortável e viaja com um seguro viagem. Sua estadia é tranquila, ele consegue cumprir os objetivos da viagem e volta em segurança. Um relatório sobre a viagem é feito e os gestores podem ver, através dele, o que foi gasto e como é possível aperfeiçoar a gestão.

O papel da secretária é organizar a viagem e auxiliar na gestão para que tudo fique o mais próximo possível do ideal.

Como a secretária pode ajudar na organização?

Para ajudar na gestão e organização e gestão de uma viagem corporativa, existem alguns detalhes de que a secretária pode cuidar. Por exemplo:

Gerenciar as cotações

A secretária pode solicitar por e-mail as cotações de passagens aéreas, esperar a resposta das agências com valores e opções de voo e responder com o voo escolhido pela empresa. Ela também pode fazer o mesmo com hospedagens, procurando boas opções e entrando em contato, fazendo o intermédio entre hotéis e a empresa.

Negociar com fornecedores

Como é ela que está entrando em contato com agências de viagens e hotéis, a secretária também pode negociar preços e condições melhores diretamente com os fornecedores, para preservar o orçamento da empresa, sem deixar de pensar no bem-estar do funcionário.

Gerenciar recursos

Como a maximização do orçamento é uma das prioridades da gestão de viagens corporativas, é essencial que alguém gerencie os recursos disponíveis, analise para onde está indo o dinheiro e o que precisa de mais investimento. A secretária pode controlar e acompanhar os gastos do funcionário viajante.

Auxiliar o funcionário viajante

A secretária pode ser o meio de comunicação entre a empresa e o funcionário viajante. Portanto, fica com ela a função de orientá-lo quanto às políticas de viagens, assim como discutir as necessidades do funcionário e auxiliá-lo quando for preciso.

Gerenciar os relatórios

Toda viagem corporativa deve ser finalizada com um relatório de viagens que mostre os gastos feitos pela empresa e pelo funcionário viajante, bem como o objetivo e conclusão da viagem. A secretária pode gerenciar esse relatório, cobrando as informações do funcionário viajante e outros envolvidos na gestão.

Aperfeiçoar as políticas de viagens

Estando tão próxima de todos os passos da gestão de viagens, a secretária é uma funcionária ideal para auxiliar no aperfeiçoamento das políticas de viagens corporativas. Ela deve saber o que pode e o que deve ser mudada, no que a empresa deve investir e como fazer das viagens corporativas mais produtivas e confortáveis para a empresa e o funcionário.

Todos na empresa devem zelar para que os interesses comuns sejam preservados, mas a secretária, especialmente, tem o papel de ajudar a organizar as viagens da melhor forma para garantir que os objetivos da empresa sejam cumpridos e para que o funcionário viajante volte em segurança, com bons resultados em mãos.