Como a secretária deve gerenciar uma Viagem Corporativa

Planejar uma viagem corporativa é uma das atividades mais desafiadoras para a profissão de secretária. Esse cargo requer a busca e aplicação de estratégias eficazes, customizando valores, auxiliando diretores da empresa e avaliando o melhor custo benefício.

Desse modo, ela deve apresentar bom desempenho nessa tarefa já que a equipe colaborativa como gestores, chefes de departamento, funcionários, viajarão a negócios.

É sabido que gerenciar uma viagem corporativa já faz parte da rotina da empresa.

Muitos gestores participam de reuniões empresariais, palestras e conferências. Além disso, habitualmente, fazem prospecção de clientes.

Sem contar os intermináveis treinamentos dos colaboradores para exercer o cargo e a ministração em congressos de como a empresa atua no mercado.

Todas essas atividades tem como objetivo gerar alto retorno financeiro, expansão dos negócios e fazer com que a marca se torne conhecida e referência em seu segmento.

Por isso, a secretária desempenha um papel de grande responsabilidade para que não apenas a viagem possa atender às expectativas de todos como facilitar os procedimentos internos. É necessário interligar as informações e dados a fim de tornar fácil e ágil todo esse processo.

Ao pensar sobre como a secretária deve gerenciar uma viagem corporativa, a Tour House selecionou algumas dicas em forma de passo a passo. Dessa maneira, ela encontrará recursos suficientes para fazer o procedimento com muito mais rapidez e organização.

Dicas com passo a passo

Quer otimizar o seu tempo e energia no gerenciamento das viagens corporativas?

Siga o passo a passo que a Tour House separou para você!!!

1 – Saiba detalhadamente o destino, datas de ida e volta da viagem e quantidades de pessoas

É fundamental que você esteja com todas as informações sobre a viagem corporativa. Dê preferência a ter esses dados por escrito para evitar mal entendido ou confusão.

Quanto mais detalhada a viagem, mais probabilidade de dar certo o seu planejamento. Não hesite em perguntar, caso haja dúvidas.

2 – Pesquise vôos, hospedagens, restaurantes, locação de veículos ou táxis

Essa etapa é a mais importante, pois você terá que procurar por melhor custo benefício para a empresa.

Antigamente, elas contavam com poucos recursos fazendo com que fosse extremamente demorado.

Atualmente, a modernização que o mundo vivencia possibilita que você faça essas pesquisas em questão de minutos.

Há aplicativos que oferecem serviços de busca por passagens aéreas em várias companhias, além de hotéis, restaurantes e demais itens que envolvam a viagem corporativa.

Dentre os apps que existem, vale destacar:

Self ticketing (Android e iOS)
FlightAware (Android, iPhone e iPad)
TripCase (Android e iOS)
AroundMe (Android, iPhone, iPad e Windows Phone)

3 – Faça cotação, no mínimo, em 3 locais

Após a pesquisa, escolha pelo menos 3 locais em que solicitará cotação. Seja direta, específica e solicite se há adicionais, se inclui café da manhã, por exemplo, no hotel.

Enfim, avalie tudo que o viajante corporativo poderá usufruir e lhe forneça condições favoráveis para realizar uma boa viagem a negócios. Seja criteriosa!

4 – Envie essas cotações para a diretoria

Depois de reunir as 3 cotações, envie para a diretoria com suas observações. Seja detalhista, clara, concisa e objetiva.

Tire dúvidas, caso venham a existir. Uma boa dica é especificar a data em que deverá lhe retornar. Depois, aguarde a resposta de seus superiores para seguir ao próximo passo.

5 – Feche com o local o escolhido e anexar comprovantes das solicitações

Definido os locais, você irá fechar os serviços. É essencial que guarde todos os comprovantes e acordos a fim de que sejam cumpridas todas as regras.

6 – Informe a todos os envolvidos na viagem por escrito e tire dúvidas

A última etapa é informar a todas as partes envolvidas sobre a viagem.

Entregue todos os comprovantes e demais dados que eles irão precisar. Esteja aberta para tirar as suas dúvidas.

Lembrando que as políticas de viagens corporativas já deverão existir na empresa para que fielmente siga esses 6 passos.

Você deverá se assegurar que estão em sua perfeita conformidade.

Procedimentos na gestão de viagens corporativas

Dentre as tarefas que a secretária está incumbida de cumprir, destacamos abaixo as principais.

•   Negociações com fornecedores;
•   Elaboração e desenvolvimento de políticas de viagens corporativas; adequadas para a empresa e que estejam conforme as modernas tecnologias (apps, pagamento online, softwares, entre outros recursos);
•   Minimização de despesas, gastos ao acompanhar e controlar valores e orçamentos;
•   Fornecer prestação de contas dos gastos nas viagens a negócios de forma eficaz;
•   Cumprimento das regras e normas por parte dos funcionários mediante a descrição das políticas de viagens.

Gostou desse passo a passo? Então, comente a sua maior dificuldade e o que pensa dessas dicas. Entre em contato com a Tour House para obter mais detalhes.