Como a secretária deve gerenciar uma Viagem Corporativa

Planejar uma viagem corporativa é uma das atividades mais desafiadoras para a profissão de secretária. Esse cargo requer a busca e aplicação de estratégias eficazes, customizando valores, auxiliando diretores da empresa e avaliando o melhor custo benefício.

Desse modo, ela deve apresentar bom desempenho nessa tarefa já que a equipe colaborativa como gestores, chefes de departamento, funcionários, viajarão a negócios.

É sabido que gerenciar uma viagem corporativa já faz parte da rotina da empresa.

Muitos gestores participam de reuniões empresariais, palestras e conferências. Além disso, habitualmente, fazem prospecção de clientes.

Sem contar os intermináveis treinamentos dos colaboradores para exercer o cargo e a ministração em congressos de como a empresa atua no mercado.

Todas essas atividades tem como objetivo gerar alto retorno financeiro, expansão dos negócios e fazer com que a marca se torne conhecida e referência em seu segmento.

Por isso, a secretária desempenha um papel de grande responsabilidade para que não apenas a viagem possa atender às expectativas de todos como facilitar os procedimentos internos. É necessário interligar as informações e dados a fim de tornar fácil e ágil todo esse processo.

Ao pensar sobre como a secretária deve gerenciar uma viagem corporativa, a Tour House selecionou algumas dicas em forma de passo a passo. Dessa maneira, ela encontrará recursos suficientes para fazer o procedimento com muito mais rapidez e organização.

Dicas com passo a passo

Quer otimizar o seu tempo e energia no gerenciamento das viagens corporativas?

Siga o passo a passo que a Tour House separou para você!!!

1 – Saiba detalhadamente o destino, datas de ida e volta da viagem e quantidades de pessoas

É fundamental que você esteja com todas as informações sobre a viagem corporativa. Dê preferência a ter esses dados por escrito para evitar mal entendido ou confusão.

Quanto mais detalhada a viagem, mais probabilidade de dar certo o seu planejamento. Não hesite em perguntar, caso haja dúvidas.

2 – Pesquise vôos, hospedagens, restaurantes, locação de veículos ou táxis

Essa etapa é a mais importante, pois você terá que procurar por melhor custo benefício para a empresa.

Antigamente, elas contavam com poucos recursos fazendo com que fosse extremamente demorado.

Atualmente, a modernização que o mundo vivencia possibilita que você faça essas pesquisas em questão de minutos.

3 dicas para a gestão de viagens corporativas para empresas de offshore
Que tipo de gestor de viagens você é?

Há aplicativos que oferecem serviços de busca por passagens aéreas em várias companhias, além de hotéis, restaurantes e demais itens que envolvam a viagem corporativa.

Dentre os apps que existem, vale destacar:

3 – Faça cotação, no mínimo, em 3 locais

Após a pesquisa, escolha pelo menos 3 locais em que solicitará cotação. Seja direta, específica e solicite se há adicionais, se inclui café da manhã, por exemplo, no hotel.

Enfim, avalie tudo que o viajante corporativo poderá usufruir e lhe forneça condições favoráveis para realizar uma boa viagem a negócios. Seja criteriosa!

4 – Envie essas cotações para a diretoria

Depois de reunir as 3 cotações, envie para a diretoria com suas observações. Seja detalhista, clara, concisa e objetiva.

Tire dúvidas, caso venham a existir. Uma boa dica é especificar a data em que deverá lhe retornar. Depois, aguarde a resposta de seus superiores para seguir ao próximo passo. 

5 – Feche com o local o escolhido e anexar comprovantes das solicitações

Definido os locais, você irá fechar os serviços. É essencial que guarde todos os comprovantes e acordos a fim de que sejam cumpridas todas as regras.

6 – Informe a todos os envolvidos na viagem por escrito e tire dúvidas

A última etapa é informar a todas as partes envolvidas sobre a viagem.

Entregue todos os comprovantes e demais dados que eles irão precisar. Esteja aberta para tirar as suas dúvidas.

Lembrando que as políticas de viagens corporativas já deverão existir na empresa para que fielmente siga esses 6 passos.

Você deverá se assegurar que estão em sua perfeita conformidade.

Procedimentos na gestão de viagens corporativas

Dentre as tarefas que a secretária está incumbida de cumprir, destacamos abaixo as principais.

•    Negociações com fornecedores;
•    Elaboração e desenvolvimento de políticas de viagens corporativas; adequadas para a empresa e que estejam conforme as modernas tecnologias (apps, pagamento online, softwares, entre outros recursos);
•    Minimização de despesas, gastos ao acompanhar e controlar valores e orçamentos;
•    Fornecer prestação de contas dos gastos nas viagens a negócios de forma eficaz;
•    Cumprimento das regras e normas por parte dos funcionários mediante a descrição das políticas de viagens.

Gostou desse passo a passo? Então, comente a sua maior dificuldade e o que pensa dessas dicas. Entre em contato com a Tour House para obter mais detalhes.

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