Calculando as horas trabalhadas em uma viagem a negócios

Hoje em dia, a maioria das empresas conta com pelo menos uma viagem corporativa em seu plano anual. Essas viagens podem ter inúmeros objetivos, como encontrar clientes e fornecedores, fechar negócios ou participar de feiras e eventos que possam beneficiar a empresa.

E em todas essas viagens corporativas, a empresa envia um funcionário, escolhido como o melhor representante para aquele objetivo, que deve cumprir seu trabalho durante a viagem e trazer bons resultados consigo.

No entanto, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre os direitos básicos desses funcionários em viagens corporativas. Quanto a empresa deve disponibilizar para os gastos diários dele? Qual tipo de hospedagem é o mais conveniente? Quanto tempo um funcionário pode ficar em uma viagem corporativa?

No post de hoje, vamos esclarecer dúvidas sobre um tópico que gera muito interesse: como calcular as horas trabalhadas nas viagens da empresa?

A viagem corporativa é contada como hora extra?

A resposta para essa pergunta não é tão simples. Mesmo a Consolidação das Leis Trabalhistas não dá uma resposta direta. Afinal, a empresa precisa pagar hora extra para funcionários em viagens corporativas? A resposta é: depende.

O primeiro aspecto a ser considerado é o contrato de trabalho. Quando o funcionário foi contratado, estava especificado no contrato que ele viajaria pela empresa? Realizar essas viagens faz parte de suas funções? Houve um acordo entre o funcionário e o contratante? Se sim, a princípio, não há porque considerar as viagens como hora extra.

O segundo aspecto é quanto tempo o funcionário trabalha durante a viagem. Seu horário de trabalho em seu destino é o mesmo daquele cumprido em sua empresa e, depois, o funcionário pode descansar? Se sim, também não é necessário pensar em hora extra.

Quando o funcionário pode pedir hora extra?

Em alguns casos, no entanto, a viagem corporativa pode ser considerada hora extra, e o funcionário pode exigir seus direitos. Quando, por exemplo, ele tem que trabalhar por mais tempo, mesmo depois de seu horário de trabalho comum, isso pode contar como hora extra.

Do mesmo modo, se as viagens não estiverem previstas no contrato, também é possível pedir hora extra. No entanto, isso é algo que pode ser conversado primeiro com a empresa, para que se chegue a um acordo.

Além disso, se a viagem corporativa for feita após o expediente, as horas devem ser pagas com 50% a mais de acréscimo. Em feriados e fins de semana, esse acréscimo sobe para 100%. Em alguns casos, as horas podem ser pagas com banco de horas – ou seja, o funcionário tem direito a dias de folga relativos ao tempo extra que passou trabalhando.

A empresa e o funcionário devem ficar de olho na legislação para não deixar nenhum ponto importante passar.

Como fica a ajuda de custo?

Hora extra não é o único direito que o funcionário pode ter na viagem corporativa. A ajuda de custo para a viagem também é essencial, já que ele precisará disso para passar seu tempo fora. O mais importante, nesse caso, é lembrar que ajuda de custo não deve ser contabilizada como salário do funcionário e, por isso, não influencia em direitos trabalhistas como férias, FGTS ou décimo terceiro salário.

A princípio, a empresa deve pagar todo o valor de uma vez só, considerando a extensão da viagem corporativa e as necessidades do funcionário.

Em quais casos o funcionário deve receber reembolso?

Em alguns casos, o funcionário pode pedir reembolso pelos gastos que teve durante a viagem. Por exemplo, quando teve que gastar a mais com transporte, ou quando houve um imprevisto e ele precisou ficar um tempo a mais na hospedagem oferecida. Esse tipo de situação, no entanto, deve estar discriminado na Política de Viagens da empresa, para que tanto os chefes quanto os funcionários tenham certeza de quando o reembolso é válido.

Viagens corporativas incentivam muito o crescimento da empresa e são ótimas oportunidades para os funcionários aprenderem mais, se desenvolverem e trazerem essas novas experiências para a empresa. Todos saem ganhando com elas.

No entanto, é muito importante ficar atento aos detalhes burocráticos envolvidos para nunca fazer nada que vá contra a lei ou que prejudique a empresa e o funcionário. Ter uma boa Política de Viagens e estar atento às legislações são os passos necessários para garantir uma viagem corporativa segura e legal para todos.