Como lidar com as políticas de cancelamento e evitar prejuízos

Uma das principais dúvidas para gestores de viagens corporativas é, em caso de imprevistos, como lidar com a política de cancelamento de um deslocamento.

Dentro desse contexto, é possível tomar cuidado para evitar prejuízos e manter o orçamento preservado, por meio da recuperação do dinheiro investido.

Mas, como proceder e quais são os direitos de sua empresa? Qual é a melhor forma de agir e gerenciar essas situações de forma inteligente?

A seguir, vamos te explicar nesse artigo, o passo a passo para evitar dores de cabeça durante o processo de cancelamento de uma viagem.

1º passo: notifique os responsáveis e envolvidos

Se uma viagem já estiver sido fechada e posteriormente cancelada, a primeira providência a ser tomada pelo viajante (ou do organizador da viagem) é entrar em contato com o departamento responsável para formalização.

Em seguida, solicitar o cancelamento por escrito com os envolvidos – ou com a agência de viagens que está gerenciando o deslocamento.

2º: avalie as condições de cancelamento da companhia aérea

Todas as companhias aéreas – seja ela nacional ou internacional – possuem uma política bem definida para os casos de cancelamento, especificando em que situações o cliente precisa pagar multa, em que casos não há reembolso e qual é o procedimento correto para cancelar a reserva.

Leia atentamente as condições de aplicação da tarifa no momento da compra, já que cada tarifa possui regras específicas, especialmente sobre as condições de cancelamento.

Como funciona a regulamentação?

Para evitar transtornos e prejuízos, a ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil) orienta: “O passageiro pode solicitar remarcação, cancelamento ou reembolso da passagem”.

No caso de desistência, a empresa aérea poderá cobrar taxas, mas estas não poderão ultrapassar o valor pago pela passagem (inclusive em promoções). E mais, o reembolso ou estorno deverá ocorrer em até 7 dias depois da solicitação de cancelamento.

Atenção: dica de amigo!

Existem alguns casos justificáveis, em que a empresa aérea devolve o valor total, mas são exclusivos para quando ocorre alguma enfermidade do passageiro ou falecimento na família do mesmo.

Mas, afora essas exceções, é cobrada uma multa pelo cancelamento da passagem.

Sendo assim, é a função de um bom gestor estudar alternativas para amenizar os prejuízos.

Uma das opções frequentemente exploradas é solicitar a troca da data do voo ou um crédito equivalente ao valor já pago (com prazo de vencimento de até um ano).

3º passo: cancelando sua de reserva de hotel

Os cancelamentos de hospedagem deverão ser feitos conforme a política de cancelamento do mesmo. Alguns hotéis optam por tarifas não reembolsáveis, enquanto outros trabalham com cobranças de “no show”.

Portanto, é imprescindível ler e estar ciente de todos os detalhes da política da acomodação escolhida.

Não deixe para alterar ou cancelar sua reserva na véspera, contate o hotel o quanto antes! Dessa forma, é possível negociar com o local sobre a desistência e conseguir um reembolso, dependendo da política da hospedagem.

4º passo: acione o seu seguro viagem!

Caso sua empresa tenha adquirido um seguro viagem como serviço adicional, tente acione-lo o mais rápido possível.

O seguro viagem garante indenização pelos gastos com compras antecipadas de passagem e reservas em hotéis que necessitam ser canceladas. E, dependendo do seu tipo de seguro, o serviço cobre, também, o eventual pagamento de multas decorrentes do cancelamento.

5º passo: planejando sua próxima viagem

É importante ter cuidado ao planejar suas viagens corporativas, e uma boa opção para lidar com eventualidades, como cancelamentos e possíveis prejuízos, é escolher uma agência especializada de confiança para te auxiliar na gestão de viagens.

A Tour House possui uma plataforma personalizada para reservas, gerenciamento, comparativos e outros serviços para suas programações sejam mais seguras.

Imprevistos e emergências podem acontecer, então são necessários cuidados, pois caso seja preciso desistir do deslocamento de uma hora para outra, sua empresa precisa prever isto no contrato, a fim de evitar gastos adicionais.

Conheça todos os serviços que oferecemos para que sua empresa tenha a melhor assistência em viagens corporativas.

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