Como fazer a gestão de tickets comprados e não voados no cenário corporativo

Viagens corporativas podem apresentar tantos imprevistos quanto qualquer outra. É possível que o voo seja cancelado ou atrase, que o hotel tenha feito a reserva errada, que o evento seja adiado. Também é possível que a viagem seja cancelada, seja por que a empresa não vê mais vantagens no deslocamento, porque o evento programado foi cancelado ou porque o funcionário não estará mais disponível. E várias dessas situações levam ao cancelamento da passagem aérea.

Essa é uma dor de cabeça que nenhuma empresa quer ter. Cancelar uma passagem aérea pode não dar muito trabalho, mas com certeza traz prejuízos. O mesmo acontece em casos em que a empresa precisa trocar o voo e reemitir a passagem.

Para lidar com situações assim, sua empresa precisa de uma boa administração e planejamento. Veja algumas dicas para fazer a gestão de tickets comprados e não voados da maneira certa.

Mantenha o controle

Essa é uma dica que permeia todas as questões das viagens corporativas: o planejamento prévio, dentro de uma política de viagens, vai ajudá-lo a lidar melhor com os bilhetes comprados e não voados. Adote um sistema para gerenciar as viagens da empresa e inclua na política o passo-a-passo do que fazer com os tickets não voados.

Mantenha uma lista com as companhias aéreas mais utilizadas pela empresa e suas políticas. Além disso, organize-se para saber qual é o melhor momento para comprar uma passagem. Invista no planejamento para precisar cancelar e reemitir menos tickets.

Conheça as regras das companhias aéreas

Cada companhia aérea tem suas próprias regras sobre remissão e reembolso de tickets não voados. Você precisa conhecê-las para ter certeza de que está tomando a atitude certa e de quais são os seus direitos. Em alguns casos, pode ser interessante comprar a passagem de uma classe mais flexível, mas que não cobre multa de alteração.

Existem algumas categorias de tickets não voados que você pode organizar em sua empresa para manter o controle e saber o que fazer em cada situação. Elas são:

Remissões:

Opção 1: o bilhete é cancelado antes da viagem. Caso você queria remarcar a viagem, é preciso pagar a multa de remissão. Para situações em que lugar ou data do evento foram alterados.

Opção 2: o bilhete é cancelado depois da viagem, situação conhecida também como no show. Se a empresa quiser fazer uma nova viagem, precisa pagar as multas de remissão e de no show. Para os casos em que o voo foi perdido.

Reembolso:

A passagem é cancelada a qualquer momento, antes ou depois da viagem, porque não há mais o desejo de viajar – como no caso de um evento cancelado. As multas de remissão e no show são deduzidas do valor total da passagem e o restante é reembolsado para o cliente.

Em muitos casos, sobram créditos para comprar novas passagens ou pedir reembolsos. Em empresas com muitos viajantes, isso pode impactar o orçamento do setor de viagens corporativas.

Não perca os prazos

Os créditos de remissão têm prazos de validade. Geralmente, eles valem por um ano, então gere um alerta em seu sistema para lembrá-lo pelo menos um mês antes do fim do prazo. Se você não for usar o valor, peça o reembolso para a companhia aérea.

Mas lembre-se de que usar o recurso de um ticket não voado depende de suas características e que, em alguns casos, pode ser mais barato comprar uma passagem em uma boa promoção do que utilizar a remissão.

Use ferramentas para ajudar

O controle eficiente dos tickets não voados é muito importante para o orçamento das viagens corporativas. Por isso, use ferramentas que possam ajudar na administração dos tickets, como um SelfBooking Tool. Com ela, é possível fazer uma varredura dos bilhetes não voados a cada nova compra, para poder usar os créditos existentes quando estiverem disponíveis.

Como podemos perceber, o planejamento e o controle são os principais meios de lidar com os tickets comprados e não voados. Planejando bem sua compra, conhecendo seus direitos e administrando os créditos recebidos, a empresa evita o desperdício de recursos, consegue aproveitar as remissões e controla o que precisa ser reembolsado. Invista no gerenciamento de viagens em corporativas em sua empresa e evite dores de cabeça desnecessárias para toda a sua equipe.

Quer mais dicas de como gerenciar viagens corporativas e economizar? Venha conhecer o Tour House!