Calculando as horas trabalhadas em uma viagem a negócios

Hoje em dia, a maioria das empresas conta com pelo menos uma viagem corporativa em seu plano anual. Essas viagens podem ter inúmeros objetivos, como encontrar clientes e fornecedores, fechar negócios ou participar de feiras e eventos que possam beneficiar a empresa.

E em todas essas viagens corporativas, a empresa envia um funcionário, escolhido como o melhor representante para aquele objetivo, que deve cumprir seu trabalho durante a viagem e trazer bons resultados consigo.

No entanto, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre os direitos básicos desses funcionários em viagens corporativas. Quanto a empresa deve disponibilizar para os gastos diários dele? Qual tipo de hospedagem é o mais conveniente? Quanto tempo um funcionário pode ficar em uma viagem corporativa?

Neste post, vamos esclarecer dúvidas sobre um tópico que gera muito interesse: como calcular as horas trabalhadas nas viagens da empresa?

O que a CLT diz sobre jornada de trabalho em viagens corporativas?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que a jornada de trabalho padrão é de oito horas diárias e 44 semanais, salvo disposições contratuais diferentes. Em relação às viagens a negócios, a CLT não especifica regras claras, mas considera jornada de trabalho o tempo em que o empregado está à disposição do empregador. 

A jornada durante a viagem segue as mesmas regras da CLT, com limite de 8 horas diárias e 44 horas semanais. Além disso, o tempo de deslocamento pode ser considerado parte da jornada, dependendo da situação.

Se houver horas extras , o pagamento deve ter adicional de 50% — ou 100% para trabalho no fim de semana. Além disso, o empregado tem direito a intervalos para descanso e alimentação, e as despesas de viagem, como transporte e hospedagem, geralmente são de responsabilidade do empregador.

A viagem corporativa é contada como hora extra?

A resposta para essa pergunta não é tão simples. Mesmo a CLT não dá uma resposta direta. Afinal, a empresa precisa pagar hora extra para funcionários em viagens corporativas? A resposta é: depende.

O primeiro aspecto a ser considerado é o contrato de trabalho. Quando o funcionário foi contratado, estava especificado no contrato que ele viajaria pela empresa? Realizar essas viagens faz parte de suas funções? Houve um acordo entre o funcionário e o contratante? Se sim, a princípio, não há porque considerar as viagens como hora extra.

O segundo aspecto é quanto tempo o funcionário trabalha durante a viagem. Seu horário de trabalho em seu destino é o mesmo daquele cumprido em sua empresa e, depois, o funcionário pode descansar? Se sim, também não é necessário pensar em hora extra.

Quando o funcionário pode pedir hora extra?

Em alguns casos, no entanto, a viagem corporativa pode ser considerada hora extra, e o funcionário pode exigir seus direitos. Quando, por exemplo, ele tem que trabalhar por mais tempo, mesmo depois de seu horário de trabalho comum, isso pode contar como hora extra.

Do mesmo modo, se as viagens não estiverem previstas no contrato, também é possível pedir hora extra. No entanto, isso é algo que pode ser conversado primeiro com a empresa, para que se chegue a um acordo.

Além disso, se a viagem corporativa for feita após o expediente, as horas devem ser pagas com 50% a mais de acréscimo. Em feriados e fins de semana, esse acréscimo sobe para 100%. 

Em alguns casos, as horas podem ser pagas com banco de horas – ou seja, o funcionário tem direito a dias de folga relativos ao tempo extra que passou trabalhando. Porém, essa prática é limitada a até duas horas de trabalho adicionais por dia.

A empresa e o funcionário devem ficar de olho na legislação para não deixar nenhum ponto importante passar.

Como calcular diárias de viagem a trabalho

Saber como calcular diárias de viagem a trabalho conforme os horários do colaborador é fundamental para determinar o orçamento de custos da empresa. De acordo com a legislação trabalhista, esse período não é considerado parte do salário do trabalhador, mas sim um reembolso por despesas incorridas durante a viagem. 

Para calcular as diárias, as empresas normalmente consideram fatores como a duração da viagem, o destino e o custo médio da alimentação e hospedagem no local.

No entanto, o valor das diárias deve ser acordado previamente com o colaborador e estar alinhado com a política interna da empresa. Além disso, é importante observar que a CLT permite que as empresas estabeleçam um limite para o valor das diárias, desde que esse valor não seja inferior ao custo real do trabalhador.

Como fica a ajuda de custo?

Hora extra não é o único direito que o funcionário pode ter na viagem corporativa. A ajuda de custo para a viagem também é essencial, já que ele precisará disso para passar seu tempo fora. 

O objetivo é cobrir as despesas do trabalhador durante uma viagem a trabalho, como alimentação, transporte e hospedagem. A empresa geralmente paga a ajuda de custo de forma antecipada, estimando os custos da viagem. 

Despesas extras ou não previstas podem ser reembolsadas posteriormente, mediante a apresentação de comprovantes, como notas fiscais ou recibos. É importante manter especificado nas políticas da empresa o que pode ser considerado despesa extra, e também os limites para que o colaborador possa economizar nas viagens. 

É importante ressaltar que a ajuda de custo não deve ser contabilizada como salário do funcionário. Por isso, não influencia em direitos trabalhistas como férias, FGTS ou décimo terceiro salário.

Diferença entre tempo de deslocamento e horas efetivas de trabalho

Uma das dúvidas mais comuns em viagens corporativas é a diferenciação entre o tempo de deslocamento e as horas efetivas de trabalho. Segundo a CLT, o tempo de deslocamento não é considerado como parte da jornada de trabalho.

Porém, pode ser contabilizado em situações específicas, quando o empregado está em viagem a trabalho e o deslocamento ocorre fora do horário normal de expediente. Além disso, se o empregado estiver realizando atividades relacionadas ao trabalho durante o deslocamento, como atender clientes ou participar de reuniões, esse tempo também será computado.

Dessa maneira, a empresa deve pagar horas extras quando o tempo de deslocamento ultrapassar a jornada de trabalho prevista na CLT, ou forem realizadas atividades profissionais durante o percurso. 

Como registrar corretamente o tempo de trabalho durante uma viagem

O registro correto do tempo de trabalho durante uma viagem a negócios é crucial para evitar problemas trabalhistas e garantir o cumprimento das normas da CLT. 

A empresa deve implementar um sistema eficiente de controle de jornada, onde as horas trabalhadas, incluindo os períodos de deslocamento que contam como jornada, sejam devidamente registradas. 

Isso pode ser feito através de sistemas de ponto eletrônico ou de um simples relatório de horas, desde que o trabalhador informe o tempo gasto com as atividades profissionais durante a viagem.

Como fica a ajuda de custo?

Hora extra não é o único direito que o funcionário pode ter na viagem corporativa. A ajuda de custo para a viagem também é essencial, já que ele precisará disso para passar seu tempo fora. 

O objetivo é cobrir as despesas do trabalhador durante uma viagem a trabalho, como alimentação, transporte e hospedagem. A empresa geralmente paga a ajuda de custo de forma antecipada, estimando os custos da viagem. Despesas extras ou não previstas podem ser reembolsadas posteriormente, mediante a apresentação de comprovantes, como notas fiscais ou recibos.

O mais importante é lembrar que a ajuda de custo não deve ser contabilizada como salário do funcionário. Por isso, não influencia em direitos trabalhistas como férias, FGTS ou décimo terceiro salário.

Em quais casos o funcionário deve receber reembolso?

Em alguns casos, o funcionário pode pedir reembolso pelos gastos que teve durante a viagem. Por exemplo, quando teve que gastar a mais com transporte, ou quando houve um imprevisto e ele precisou ficar um tempo a mais na hospedagem oferecida. 

Esse tipo de situação, no entanto, deve estar discriminado na Política de Viagens da empresa, para que tanto os chefes quanto os funcionários tenham certeza de quando o reembolso é válido.

Viagens corporativas incentivam muito o crescimento da empresa e são ótimas oportunidades para os funcionários se desenvolverem, aprenderem mais e trazerem essas novas experiências para a empresa.

No entanto, é muito importante ficar atento aos detalhes burocráticos envolvidos para nunca fazer nada que vá contra a lei ou que prejudique a empresa e o funcionário. Ter uma boa Política de Viagens e estar atento às legislações são os passos necessários para garantir uma viagem corporativa segura e legal para todos.

Melhores práticas para evitar problemas trabalhistas com viagens corporativas

Para evitar problemas trabalhistas com viagens corporativas, boas práticas podem ser adotadas:

• Defina claramente as políticas de viagem;
• Estabeleça o que é coberto nas diárias e como será o cálculo dos custos;
• Garanta o registro preciso de todas as horas trabalhadas. Para isso, utilize sistemas de controle de jornada ou relatórios detalhados;
• Compreenda as regras da CLT e conheça as especificidades da legislação trabalhista, principalmente no que se refere ao tempo de deslocamento e às horas extras;
• Mantenha um diálogo aberto com os trabalhadores sobre os direitos e deveres durante a viagem a trabalho.

Essas práticas ajudam a evitar problemas relacionados ao cumprimento da carga horária e ao pagamento de horas extras.

As viagens corporativas são essenciais para o crescimento da empresa, mas é importante, então, entender como calcular diárias de viagem a trabalho. O controle preciso das horas trabalhadas, incluindo deslocamento e atividades durante a viagem, é fundamental para evitar problemas trabalhistas e garantir que as horas extras sejam pagas corretamente.

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