Medidas para garantir a segurança dos viajantes

Quem trabalha na organização das viagens corporativas de uma empresa sabe a grande responsabilidade que tem. Afinal de contas, a segurança dos viajantes precisa estar em primeiro lugar e precisa ser garantida ainda na fase de planejamento.

Por isso, separamos a seguir 6 medidas de organização para garantir a segurança dos colaboradores da empresa que viajam a negócios:

1. Pesquise sobre todos os detalhes do roteiro

Pesquisar muito bem todos os locais onde o viajante corporativo percorrerá é de fundamental importância para garantir a segurança dele.

Então, pesquise itens como:

a hospedagem: verifique se o hotel está bem localizado.
Opções de deslocamento: verifique as opções e as condições do trânsito local.
Opções de alimentação: almoços, jantares e lanches também devem ser feitos em estabelecimentos localizados em bairros mais seguros e movimentados.

Tenha sempre opções alternativas na manga no caso de eventualidades. Além disso, pré-visualize os lugares e as ruas pelo Instant Google Street View.

2. Verifique se a documentação está correta

Documentos de identidade, carteira de habilitação, documentos de viagem, locação de automóveis e todos os demais itens que o viajante corporativo precisa levar, você deve verificar.

Uma dica importante: caso o viajante esteja voando pela primeira vez de avião, verifique se a identidade que ele apresentará no embarque está igual ao nome dele nas passagens aéreas. Isso porque é comum que pessoas recém-casadas se esqueçam de alterar seus documentos quando trocam de sobrenome. Resultado: se a pessoa apresentar o nome de casado na passagem aérea e a identidade constar o de solteiro, ela será impedida de embarcar.

3. Planeje os deslocamentos

Para deslocamentos curtos, considere solicitar serviços de transfer ou táxi – mas tenha cuidado com os valores praticados. É preciso ter noção dos preços no local e uma certa malícia para evitar extorsões. Ou aconselhe ao viajante que utilize aplicativos de carona que mostram estimativa de preço antes do embarque.

Para grandes deslocamentos, pode valer a pena alugar um carro, que pode sair mais em conta. Uma dica, nesse caso, é contar com os serviços de uma agência de viagens corporativas, que pode encontrar os melhores preços para a locação.

4. Providencie os aparatos para manter a comunicação com o viajante

Hoje em dia a comunicação está bem mais facilitada por conta da internet; mesmo assim sempre verifique se o viajante corporativo está levando todos os itens, como smartphone (com créditos para ligações), notebook/tablet com acesso à internet, etc. Ele precisa sempre manter a comunicação com a empresa.

Outra dica é que você providencie uma lista com telefones úteis para casos de emergência, como polícia, bombeiros, ambulâncias, convênio de saúde, contato da empresa, manutenção de veículos, hotel, etc.

5. Agende horários que garantam a segurança do viajante corporativo

Os horários de chegada e de deslocamento pela cidade também devem ser considerados para garantir a segurança do viajante.

Caso não atrapalhe a agenda de horários da empresa e os serviços a serem desenvolvidos pelo viajante, vale a pena fazer com que ele chegue ao local de destino pela manhã, ou ao menos quando o dia ainda estiver claro.

Desse modo, o viajante encontra um lugar mais visível e movimentado, garantindo que ele encontre pessoas disponíveis para orientá-lo caso seja necessário. Também não agende horários próximo a picos no trânsito, pois pode gerar atrasos.

6. Contrate um seguro viagem ou uma assistência viagem

O seguro de viagem também pode ser contratado para viagens nacionais, pois mesmo que o viajante já tenha um plano de saúde com cobertura nacional, o seguro também pode cobrir algumas situações extras, como o extravio de bagagem, por exemplo.

Existem vários tipos de planos de seguro, que vão desde a cobertura mais básica até as mais completas. Mas é preciso ficar atento: existe o chamado seguro viagem e a assistência viagem, que são diferentes entre si.

Enquanto no seguro viagem o viajante paga todas as despesas do próprio bolso e depois solicita o reembolso à seguradora (dentro dos limites financeiros estabelecidos em contrato), na assistência viagem o atendimento é todo arcado pela seguradora contratada, dentro dos limites estabelecidos em contrato.

Todas essas dicas de segurança devem ser seguidas para garantir uma viagem corporativa mais tranquila, pois, dessa forma, os riscos de imprevistos serão minimizados. Então, comece agora mesmo a organizar as melhores e mais seguras viagens aos colaboradores e diretoras da empresa!