7 dicas para uma gestão eficiente de despesas corporativas

Falar em gestão de despesas corporativas é sempre muito importante para quem atua com administração de empresas. Afinal, o controle de gastos é uma das premissas para o aumento da competitividade e lucratividade de qualquer negócio.

Em um mercado cada vez mais competitivo, a adoção de medidas estratégicas para minimizar as despesas corporativas sem afetar a sua qualidade e produtividade é, ao mesmo tempo, uma necessidade e um grande desafio.

Por isso, para ajudá-lo a alcançar bons resultados com a tarefa e realizar uma gestão de gastos eficiente, preparamos algumas dicas e informações valiosas. Acompanhe!

A importância da gestão de despesas corporativas

Toda empresa almeja crescer e se tornar sólida no mercado. Porém, essa é uma meta complexa e que exige de seus empresários, gestores e funcionários uma atuação focada e muito estratégica, especialmente no que diz respeito aos gastos corporativos.

Em outras palavras, ter um bom produto/serviço, uma boa estratégia de vendas e uma equipe repleta de talentos nem sempre é suficiente para se alcançar o sucesso. No mundo empresarial, é preciso apostar em planejamento, otimização e controle de gastos.

Só consegue se destacar no mercado o negócio que tem finanças estáveis e controladas. Sem isso, qualquer esforço será em vão e os lucros serão consumidos pouco a pouco por despesas que, nem sempre, são necessárias.

Assim sendo, é preciso compreender o quanto uma boa gestão de despesas corporativas pode ser importante. A execução desse processo com eficiência é, sem dúvidas, o caminho mais rápido e seguro de se alcançar o sucesso e se assegurar que ele não será passageiro.

As 7 dicas para se fazer uma gestão de gastos eficiente

Muito mais do que falar sobre a importância da gestão de despesas, este conteúdo tem o objetivo de ajudá-lo a aperfeiçoar esse processo e alcançar resultados satisfatórios para a sua empresa.

Por isso, reunimos algumas dicas e boas práticas que devem fazer parte do seu cotidiano. Confira a seguir!

1. Faça orçamentos e cotações

Uma premissa básica para qualquer gestão de despesas é a realização de orçamentos e cotações de preços com diversas empresas. Afinal, quanto mais opções e informações você tem em mãos, maiores serão as chances de fechar um bom negócio.

Nesse sentido, antes de comprar qualquer produto ou serviço para a empresa, como materiais de papelaria, passagens aéreas ou serviços de limpeza, é interessante comparar o preço de, no mínimo, três fornecedores diferentes.

2. Estruture uma política de reembolso

Sua empresa já tem uma política de reembolso? Ela é muito importante para que os funcionários não gastem o dinheiro da empresa de maneira desordenada, especialmente durante viagens de negócios.

Ao deixar claro a prática do reembolso, além de reduzir os gastos dos funcionários, você evitará transtornos e desconfortos futuros, já que todos terão ciência dos valores que deverão ser devolvidos aos caixas da empresa.

Você sabe realizar diagnóstico de processos de compra da sua empresa?

3. Não misture despesas pessoais e corporativas

Infelizmente, muitos empresários têm o hábito de misturar suas despesas pessoais com as despesas do negócio e isso pode desencadear uma grande dificuldade de manter as finanças organizadas.

Por isso, como gestor, é seu papel enfatizar o quanto essa prática é ruim para a empresa e ajudar a reduzir esse problema em seu dia a dia, inclusive quando o ato é praticado por funcionários comuns, como no caso do uso do telefone da empresa para resolver problemas pessoais.

4. Estabeleça limites de gastos

Trabalhar com um limite de gastos é uma estratégia muito produtiva. Afinal, essa meta de economia ajuda a direcionar as despesas, monitorar o consumo e planejar estratégias para controlar o orçamento empresarial.

Nesse caso, você poderá, por exemplo, criar limites específicos para cada setor e atividade, como:

  • limite de gastos com telefone;
  • limite de gastos com diárias em hotéis;
  • limite de gastos com passagens aéreas;
  • limite de gastos com alimentação durante viagens a negócio.

5. Oriente os profissionais

Orientar, educar e incentivar os profissionais de sua equipe a economizarem são providências indispensáveis quando se fala em gestão de despesas corporativas. Afinal, todos precisam compreender o processo e dar a sua contribuição.

Por isso, não deixe de lado as capacitações e informativos e se esforce para que todo o grupo participe ativamente do objetivo de reduzir e controlar seus gastos. 

6. Seja estratégico ao fechar negócios

Sempre que for fechar algum negócio, é importante ser estratégico e inteligente. A negociação deve sempre buscar beneficiar sua empresa, seja com descontos progressivos na compra de mais de um produto ou algum outro benefício, como o cashback — que retorna o investimento feito por meio de créditos futuros.

7. Faça negócio com empresas especializadas

Por último, para garantir as melhores negociações e manter as despesas corporativas sob controle, é importante contar com o apoio e parceria de empresas especializadas. Afinal, toda a experiência e conhecimento na área podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

No caso de viagens corporativas, uma boa empresa de gestão de viagens, com credibilidade no mercado, poderá fornecer parcerias com hotéis, companhias aéreas, táxis e diversos outros serviços essenciais, barateando o custo final da atividade.

Os principais erros da gestão de despesas

Conforme é possível perceber, a gestão de despesas corporativas é uma estratégia fundamental para as empresas. Nesse sentido, existem algumas falhas que devem ser evitadas em seu cotidiano, como por exemplo:

  • falta de planejamento e monitoramento de gastos;
  • descontrole no uso do cartão corporativo;
  • inexistência de uma política de viagem;
  • falta de campanhas educativas sobre o consumo consciente dos recursos da empresa;
  • gestão manual dos processos;
  • a não exigência e análise de relatórios de despesas dos funcionários.

Esses erros até podem parecer inofensivos, mas quando não se mantém uma atenção em relação a eles, certamente, as finanças da empresa podem ser comprometidas. A consequência disso será uma atuação pouco eficiente e um baixo nível de competitividade no mercado.

Finalizando a leitura do post, podemos afirmar que toda empresa deve se preocupar em desenvolver uma boa gestão de despesas corporativas. Manter os gastos dos funcionários sob controle é um desafio, mas é algo que não pode ser ignorado nos dias atuais. Por isso, não perca mais tempo e coloque em prática tudo o que aprendeu.

Gostou das dicas apresentadas? Quer se manter informado sobre assuntos de seu interesse? Curta então a nossa página no Facebook e acompanhe de perto as nossas postagens!

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.
Ops! Captcha inválido, por favor verifique se o captcha está correto.