7 dicas para uma gestão eficiente de despesas corporativas

Falar em gestão de despesas corporativas é sempre muito importante para quem atua com administração de empresas. Afinal, o controle de gastos é uma das premissas para o aumento da competitividade e lucratividade de qualquer negócio.

Em um mercado cada vez mais competitivo, a adoção de medidas estratégicas para minimizar as despesas corporativas sem afetar a sua qualidade e produtividade é, ao mesmo tempo, uma necessidade e um grande desafio.

Por isso, para ajudá-lo a alcançar bons resultados com a tarefa e realizar uma gestão de gastos eficiente, preparamos algumas dicas e informações valiosas. Acompanhe!

A importância da gestão de despesas corporativas

Toda empresa almeja crescer e se tornar sólida no mercado. Porém, essa é uma meta complexa e que exige de seus empresários, gestores e funcionários uma atuação focada e muito estratégica, especialmente no que diz respeito aos gastos corporativos.

Em outras palavras, ter um bom produto/serviço, uma boa estratégia de vendas e uma equipe repleta de talentos nem sempre é suficiente para se alcançar o sucesso. No mundo empresarial, é preciso apostar em planejamento, otimização e controle de gastos.

Só consegue se destacar no mercado o negócio que tem finanças estáveis e controladas. Sem isso, qualquer esforço será em vão e os lucros serão consumidos pouco a pouco por despesas que, nem sempre, são necessárias.

Assim sendo, é preciso compreender o quanto uma boa gestão de despesas corporativas pode ser importante. A execução desse processo com eficiência é, sem dúvidas, o caminho mais rápido e seguro de se alcançar o sucesso e se assegurar que ele não será passageiro.

As 7 dicas para se fazer uma gestão de gastos eficiente

Muito mais do que falar sobre a importância da gestão de despesas, este conteúdo tem o objetivo de ajudá-lo a aperfeiçoar esse processo e alcançar resultados satisfatórios para a sua empresa.

Por isso, reunimos algumas dicas e boas práticas que devem fazer parte do seu cotidiano. Confira a seguir!

1. Faça orçamentos e cotações

Uma premissa básica para qualquer gestão de despesas é a realização de orçamentos e cotações de preços com diversas empresas. Afinal, quanto mais opções e informações você tem em mãos, maiores serão as chances de fechar um bom negócio.

Nesse sentido, antes de comprar qualquer produto ou serviço para a empresa, como materiais de papelaria, passagens aéreas ou serviços de limpeza, é interessante comparar o preço de, no mínimo, três fornecedores diferentes.

2. Estruture uma política de reembolso

Sua empresa já tem uma política de reembolso? Ela é muito importante para que os funcionários não gastem o dinheiro da empresa de maneira desordenada, especialmente durante viagens de negócios.

Ao deixar claro a prática do reembolso, além de reduzir os gastos dos funcionários, você evitará transtornos e desconfortos futuros, já que todos terão ciência dos valores que deverão ser devolvidos aos caixas da empresa.

3. Não misture despesas pessoais e corporativas

Infelizmente, muitos empresários têm o hábito de misturar suas despesas pessoais com as despesas do negócio e isso pode desencadear uma grande dificuldade de manter as finanças organizadas.

Por isso, como gestor, é seu papel enfatizar o quanto essa prática é ruim para a empresa e ajudar a reduzir esse problema em seu dia a dia, inclusive quando o ato é praticado por funcionários comuns, como no caso do uso do telefone da empresa para resolver problemas pessoais.

4. Estabeleça limites de gastos

Trabalhar com um limite de gastos é uma estratégia muito produtiva. Afinal, essa meta de economia ajuda a direcionar as despesas, monitorar o consumo e planejar estratégias para controlar o orçamento empresarial.

Nesse caso, você poderá, por exemplo, criar limites específicos para cada setor e atividade, como:

• limite de gastos com telefone;
• limite de gastos com diárias em hotéis;
• limite de gastos com passagens aéreas;
• limite de gastos com alimentação durante viagens a negócio.

5. Oriente os profissionais

Orientar, educar e incentivar os profissionais de sua equipe a economizarem são providências indispensáveis quando se fala em gestão de despesas corporativas. Afinal, todos precisam compreender o processo e dar a sua contribuição.

Por isso, não deixe de lado as capacitações e informativos e se esforce para que todo o grupo participe ativamente do objetivo de reduzir e controlar seus gastos. 

6. Seja estratégico ao fechar negócios

Sempre que for fechar algum negócio, é importante ser estratégico e inteligente. A negociação deve sempre buscar beneficiar sua empresa, seja com descontos progressivos na compra de mais de um produto ou algum outro benefício, como o cashback — que retorna o investimento feito por meio de créditos futuros.

7. Faça negócio com empresas especializadas

Por último, para garantir as melhores negociações e manter as despesas corporativas sob controle, é importante contar com o apoio e parceria de empresas especializadas. Afinal, toda a experiência e conhecimento na área podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

No caso de viagens corporativas, uma boa empresa de gestão de viagens, com credibilidade no mercado, poderá fornecer parcerias com hotéis, companhias aéreas, táxis e diversos outros serviços essenciais, barateando o custo final da atividade.

Os principais erros da gestão de despesas

Conforme é possível perceber, a gestão de despesas corporativas é uma estratégia fundamental para as empresas. Nesse sentido, existem algumas falhas que devem ser evitadas em seu cotidiano, como por exemplo:

• falta de planejamento e monitoramento de gastos;
• descontrole no uso do cartão corporativo;
• inexistência de uma política de viagem;
• falta de campanhas educativas sobre o consumo consciente dos recursos da empresa;
• gestão manual dos processos;
• a não exigência e análise de relatórios de despesas dos funcionários.

Esses erros até podem parecer inofensivos, mas quando não se mantém uma atenção em relação a eles, certamente, as finanças da empresa podem ser comprometidas. A consequência disso será uma atuação pouco eficiente e um baixo nível de competitividade no mercado.

Finalizando a leitura do post, podemos afirmar que toda empresa deve se preocupar em desenvolver uma boa gestão de despesas corporativas. Manter os gastos dos funcionários sob controle é um desafio, mas é algo que não pode ser ignorado nos dias atuais. Por isso, não perca mais tempo e coloque em prática tudo o que aprendeu.

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