Como os funcionários devem se preparar para uma viagem corporativa internacional

Planejamento é a palavra-chave para uma viagem corporativa ser bem-sucedida, ainda mais quando o destino é outro país. Embora a organização antes do embarque seja cansativa, viajar ao exterior pela empresa pode ser uma experiência muita prazerosa para toda equipe, além de ótima oportunidade para conhecer novos ambientes e expandir laços empresarias.

Se sua companhia está prestes a realizar uma viagem corporativa internacional, confira algumas orientações importantes para preparar os funcionários antes e durante a jornada.

Tenha um roteiro com avisos importantes

Assim como nas viagens a lazer, é importante seguir um roteiro para organizar cada detalhe. Certifique-se de que as informações sejam compartilhadas a todos os membros da equipe para evitar possíveis transtornos.

Uma dica é separar todas os passos relevantes e encaminhar por e-mail ou, se preferir, em papel impresso e distribuir a todos, como:

– Uma lista de todas as cidade, endereços e empresas por onde passarão com datas e horários especificados.

Deixar claro o que será necessário levar na bagagem. Isso desde pertences pessoais como roupas (levando em conta temperatura do destino e se há dress code para reuniões ou eventos) à conteúdo de trabalho, caso tenham que carregar flyers de divulgação, cartões da empresa ou qualquer outro material.

Orientar sobre as transações financeiras, é importante manter mais de uma opção, como recomendam especialistas, podendo ser moeda local, cartões de créditos liberados para uso fora do país ou pré-pago internacional.

Informar sobre toda a documentação necessária. Dependendo do destino, será preciso estar com o passaporte em dia, sendo a validade mínima de seis meses. Em países do Mercosul, será necessário apenas a carteira de identidade.

No caso do funcionário precisar dirigir, pode haver necessidade de uma carteira de habilitação internacional. Alguns locais não aceitam a brasileira.

Antes de passar os documentos exigidos aos funcionários, verifique quais são as regras locais do país em questão. O site da Itamaraty possui uma lista completa de embaixadas internacionais caso precise entrar em contato para tirar dúvidas.

Avisar caso o país exija vacinas em dia. Peça para que todos chequem e apresentem seus cartões de vacinação com antecedência.

Informar sobre o peso limite das bagagens e  tudo que pode e deve ser levado na bagagem de mão como passaporte, vouchers e documentos de identidade.

Fornecer guias turísticos a sua equipe. No tempo livre, os funcionários podem fazer passeios e aproveitar para conhecer os pontos turísticos do país. Esse incentivo pode animá-los e quando há motivação, o rendimento e qualidade do trabalho também aumentam.

Conheça a cultura local do país

Todas as informações essenciais sobre o pré-embarque foram transmitidas? Certo, agora é hora de conhecer um pouco mais sobre o destino.

Em reuniões antes da viagem, coloque em pauta os costumes e hábitos locais, para evitar gafes com parceiros estrangeiros. A Inglaterra, por exemplo, é famosa pela sua pontualidade, atrasos em reuniões podem ser muito desagradáveis para o nome empresa.

Roupas, hábitos e cumprimentos também devem ser estudados e passados a toda equipe para que fiquem bem treinados.

Fluência no idioma

Por mais que atualmente existam opções de tradução simultânea por meio de aplicativos digitais, no caso de reuniões e conferências é importante que pelo menos um membro da equipe seja fluente na língua do país visitado.

Se não houver ninguém com conhecimento no idioma, contrate um  tradutor. É imprescindível que as duas equipes se entendam para haver bons diálogos e negociações, senão a viagem não será tão bem aproveitada ou até mesmo desnecessária.

Cheguei no destino, e agora?

Chegando no país alguns cuidados são necessários. Na alimentação, por exemplo, todos precisam prestar atenção no que e onde vão comer. Por falta de costume o organismo pode “estranhar” alimentos culminando em um mau estar ou em episódios mais graves, intoxicação alimentar.

Também é importante estar bem conectado aos dispositivos móveis, smartphones ou tablets, no caso de precisar usar o GPS. Em alguns momentos, o Google Maps pode ser a salvação.

Para a locomoção na cidade, se não for alugado um carro, vale a pena se informar sobre o transporte público local e/ou ter instalados aplicativos como Uber (caso seja disponível no país de sua estadia).

Hora de voltar para casa

Na volta, os funcionários precisarão do reembolso das despesas. Para que tudo ocorra de forma ética, desenvolva um guia prévio sobre regras do que será reembolsado e quais serão as notas fiscais aceitas. Gastos extras, como lazeres pessoais, ficarão por conta de cada um.

Gostou das dicas e quer saber mais sobre planejamento? Entre em contato conosco e fique por dentro de mais informações. Boa viagem!

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