Seja um bom anfitrião para o viajante corporativo

Dizem que receber visitas é um dom dos brasileiros, que nós somos hospitaleiros, que sabemos como tratar os outros. E mesmo que tudo isso se reflita na realidade, ainda surgem dúvidas quanto a outro tipo de visita – os viajantes corporativos.

Quando sua empresa recebe um profissional de outra, que fica em outra cidade, estado ou país, você com certeza quer dar o melhor acolhimento possível. Não só porque esse é o padrão quando recebemos uma visita, mas porque, nesse caso, deslizes e problemas podem levar a conflitos entre as empresas.

Para que você não corra esse risco, hoje vamos dar um pequeno manual de como ser um bom anfitrião para um viajante corporativo.

Prepare sua empresa para recebê-lo

Comunique a todos os colaboradores da empresa que essa visita está chegando. Explique qual é o motivo da viagem – uma reunião, uma possível parceria, um evento – e fale sobre o que eles precisam saber para interagir melhor com o viajante. Prepare um ambiente agradável para recepcioná-lo. Caso ele venha de outro país, alguém deve recebê-lo no aeroporto. Não é necessário fazer disso um evento, mas é importante que todos os funcionários estejam preparados.

Se for a primeira vez que ele visita a empresa, apresente sua equipe, mostre seu escritório, faça uma tour pela empresa para que ele conheça todos os setores. Essa pequena apresentação vai ajudá-los a quebrar o gelo, começar uma conversa, ficar mais confortáveis um com o outro. Trate-o como gostaria de ser tratado se estivesse em seu lugar.

Esteja bem organizado

Para não perder tempo quando seu visitante chegar, monte um cronograma contendo as atividades e compromissos do visitante. Envie essa agenda por ele por e-mail. Aproveite essa comunicação para falar sobre os detalhes da empresa – endereço, horário de funcionamento, dress code. Se ele vier de outro país, é bom mencionar como está o clima no Brasil, para que ele coloque as roupas apropriadas na mala.

Faça um check-list de todos os assuntos que deverão ser abordados durante a visita e evite desperdiçar o tempo do viajante. Sendo assim, também evite atrasos nos eventos de que ele participará. Manter todos os planos dentro do cronograma que o visitante recebeu é uma questão de cortesia.

Hub de protocolos

Forneça a infraestrutura necessária

Se o viajante corporativo for ficar alguns dias na sua empresa, é provável que precise de um espaço para trabalhar. Portanto, organize um local com a infraestrutura necessária para que ele exerça suas atividades. Uma boa cadeira, uma mesa espaçosa, um bom computador, o que mais for preciso para que ele sinta que está em uma empresa de estrutura sólida.

Aproveite a troca de experiências

É claro que se você quis receber esse profissional, é porque tem interesse no que ele e a empresa dele podem compartilhar com você e com sua empresa. Então, aproveite esse momento para se mostrar aberto ao diálogo e compartilhar experiências. Não quer dizer que você precisa contar tudo sobre sua empresa e seus planos futuros, mas não fique segurando informações que não são confidenciais.

É importante estar atualizado também sobre a empresa do outro, evitando assim questões fora do contexto e tornando o encontro mais produtivo. Saiba o que esse visitante pode trazer de bom para sua empresa. Compartilhe dados concretos, fale sobre os projetos em andamento, pergunte sobre os objetivos da outra empresa.

Apresente sua cidade

Se seu visitante está vindo de outra cidade, estado ou país, ele vai querer conhecer pelo menos um pouco da sua cidade. Comece explicando algo sobre meios de transporte que ele possa não saber – como o horário que o ônibus ou metrô para de passar ou o local mais próximo para pegar um táxi. Se ele for ficar mais de um dia, separe um turno para levá-lo a um ponto turístico. Indique bons lugares para conhecer, como museus, bibliotecas e parques.

Caso seja um visitante de fora do Brasil, dose sua formalidade. Brasileiros rapidamente ficam informais com novos conhecidos, algo que demora mais em outros países. Tente descobrir quais são os hábitos do país do seu visitante para não quebrar regras de etiqueta. Para que ele se sinta à vontade por aqui, apresente algumas delícias da nossa cultura – como um bom café com pão de queijo ou um almoço com direito à feijoada e caipirinha.

Com um pouco de formalidade e atenção aos detalhes corporativos, você será um bom anfitrião para o seu visitante.

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