Saiba como definir um roteiro ideal para seu viajante corporativo

As viagens corporativas são protagonistas no setor brasileiro, exatamente por serem experiências enriquecedoras para sua empresa e colaboradores, capazes de atrair novos contatos, reciclar técnicas e garantir mais visibilidade no mercado.

Por ser uma ferramenta tão poderosa para os negócios, se faz necessário uma administração de acordo, com planejamento organizacional e financeiro para que o deslocamento não comprometa o orçamento de sua empresa.

Mas como organizar sua viagem de forma inteligente, sem gastar excessivamente e ainda tirar o máximo proveito da oportunidade?

Otimize tempo e investimento: crie um bom roteiro

Com essa simples iniciativa de organização, é possível evitar imprevistos e problemas de última hora.

Assim como qualquer ação de sucesso, a viagem corporativa deve ser bem pautada para que o colaborador mantenha sua dedicação e foco na missão para qual foi designado, diminuindo a possibilidade de ocorrer algum imprevisto, e se preparando caso alguma coisa saia do controle.

A partir de uma meta bem traçada e um espaço de tempo hábil definido, um roteiro pode ser planejado coordenando os pontos principais da viagem, garantindo mais segurança e organização para os envolvidos.

Planeje a logística

O primeiro passo é pesquisar rapidamente sobre o destino e, a partir disso, definir qual será o orçamento estimado para o deslocamento.

Escolher o meio de transporte é um dos pontos mais importantes para o seu orçamento de viagem, uma vez que a antecedência na hora da compra pode influenciar na redução dos seus gastos.A dica é explorar as opções de deslocamento, já que nem sempre aeroportos são mais vantajosos.

Seu roteiro também deve incluir as estimativas de escalas, chegada e saída, levando sempre em consideração os horários de check in no hotel escolhido.

Uma vez no destino, como se deslocar de um lugar ao outro? É interessante que o viajante já tenha definido as melhores alternativas de locomoção locais.

Pesquise o que vale mais a pena: alugar um carro, optar pelo serviço de táxi ou utilizar dos meios de transporte coletivos (ônibus, trens e metrôs) – trace as possíveis rotas antecipadamente por aplicativos de mapas, para conseguir um planejamento mais assertivo.

Na ponta do lápis: montando um cronograma

Comece definindo quais são os compromissos (reuniões, eventos, etc) que o seu colaborador deve participar. Após ter essas informações em mãos, distribua as atividades durante o dia.

Nessa hora, seja criterioso: lembre-se que não é possível abraçar o mundo e fazer da viagem uma maratona.

Uma boa saída para potencializar tempo – e dinheiro – é analisar com cuidado é a localização. Você pode conferir mais dicas no tópico a seguir.

Aposte em uma localização estratégica

Invista em um hotel bem localizado, de fácil acesso, assim você economiza tanto na locomoção, quanto no tempo de deslocamento.

Vale a pena fazer a reserva com o máximo de antecedência possível!

Além de reduzir os custos da hospedagem com tarifas diferenciadas, o viajante não corre o risco de ser pego desprevenido e ficar sem acomodação, em caso de grandes congressos ou eventos paralelos que possam estar acontecendo na cidade.

Faça um check-list

Para evitar imprevistos, como esquecimento de documentação e materiais institucionais que o colaborador deve ter disponível para a viagem, faça uma lista e verifique cada item antes do embarque, para que nada seja deixado de fora.

E lembre-se de sempre estar bem atualizado com as normas de segurança nacionais e internacionais, para que não ocorram imprevistos com o check-in.

Conte com a ajuda de agências de viagem corporativas

Uma boa saída é contar com uma agência de viagens profissionais. A economia é apenas uma das vantagens de se planejar sua viagem com uma agência segmentada!

Graças a todo o know-how dos profissionais e ao uso da tecnologia segura e especializada, as agências podem garantir o melhor custo-benefício na compra de passagens, hospedagem e traslado.

E o melhor, sua empresa também pode contar com suporte durante todo o processo de planejamento, com informações confiáveis e específicas para o mundo dos negócios.

E você, leitor, já conhece o trabalho da Tour House como agência de viagens corporativas? Conheça nosso catálogo de serviços especializados para sua empresa!