Qual a importância de realizar uma boa gestão de viagem?

A gestão de viagem é algo muito importante para as empresas. Isso porque as viagens corporativas estão cada vez mais tomando espaço e se tornando essenciais para ajudar os empreendimentos a crescerem e fixarem raízes no mercado de trabalho.

Mas por que uma boa gestão de viagem pode ser crucial? E como fazer com que ela seja realmente efetiva? Esses são os assuntos do post de hoje.

Confira!

Gestão de viagem: qual é a importância?

A gestão de viagem é a melhor maneira de fazer com que as viagens corporativas da empresa sigam um padrão que atenda a todos os objetivos planejados, mas que também não saiam do orçamento planejado e abram espaço para mais viagens no futuro. Veja por que a gestão de viagem permite tudo isso:

Economia de tempo e dinheiro

Quando uma viagem corporativa é bem administrada, tanto o tempo quanto o dinheiro da empresa são economizados. Isso porque, com uma política de viagem definida e um bom controle sobre o orçamento, é possível planejar viagens com o melhor custo-benefício e com mais facilidade.

Informação e compreensão

Quando a gestão de viagem é feita de forma correta, todos os funcionários da empresa envolvidos no processo sabem exatamente o que vai ser feito, porque a gestão segue um caminho pré-definido. Assim, o funcionário viajante tem consciência de seus direitos e deveres, bem como dos direitos e deveres da empresa.

Perspectivas futuras

Fazendo uma boa gestão de viagem, é possível prever o que será necessário e o que pode ser alterado nos deslocamentos futuros. Isso pode ser feito com a ajuda da tecnologia, utilizando softwares de armazenamento e análise de dados, como os programas de Business Intelligence.

Assim, o gestor sabe o quanto a empresa gasta por ano em viagens corporativas, em quais aspectos é possível investir mais e como diminuir o orçamento no futuro.

Como fazer uma boa gestão de viagem?

Agora que você já compreende a importância da gestão de viagem, é preciso saber também como fazer uma boa gestão. A verdade é que esse processo depende da cultura de viagens da empresa, mas algumas ações podem ajuda-lo a administrar melhor esses deslocamentos. Por exemplo:

Manter o foco no funcionário

Apesar de ser importante prestar atenção em padrões, metas e orçamentos, é ainda mais importante prestar atenção no funcionário viajante. Afinal, ele estará representando a empresa e deve ter todo o conforto e meios necessários para fazer isso. Por isso, planeje a viagem zelando pelo bem-estar dele.

Manter o controle sobre o orçamento

Como viagens corporativas são um dos gastos mais expressivos nas empresas, é sempre necessário manter o controle sobre o orçamento, conferindo o que sai pelo melhor preço e descobrindo novas maneiras de economizar.

Criar uma política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas é um documento que serve como guia para o planejamento da viagem. Com ela, você pode saber os parâmetros a serem seguidos, como o tipo de hospedagem, as melhores companhias aéreas e mesmo qual é a melhor forma de fornecer o dinheiro a ser usado no dia a dia pelo funcionário. Ela ajuda a manter a organização e mesmo a economizar.

Ter relatórios detalhados

Os relatórios de viagens corporativas, relacionando o preço de tudo o que foi comprado para realizar o deslocamento, são essenciais para descobrir como a empresa pode economizar mais. E também ajudam a descobrir o quanto, num geral, está sendo investido no desenvolvimento da companhia.

Usar a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma grande aliada na hora de fazer uma boa gestão, porque ela ajuda a armazenar dados de maneira simples e centralizada, facilitando a análise posterior. Por isso, aproveite a facilidade dos softwares de gestão e das ferramentas de self-booking na hora de organizar as viagens corporativas da sua empresa.

Orientar os profissionais

Por fim, de nada adianta ter uma boa gestão e uma política de viagens sólida se os funcionários da empresa não souberem como isso funciona. É papel do gestor informar a todos, disponibilizar a política de viagens e organizar treinamentos para que todos estejam cientes de como as viagens corporativas ocorrem.

Seguindo essas orientações, sua gestão de viagem será mais efetiva, garantindo o bem-estar e a segurança do funcionário, o cumprimento dos objetivos da empresa e uma maior economia no futuro.

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