Politica de Viagens Corporativas: quais as vantagens?

Enviar funcionários em viagens corporativas para participar de eventos, conversar com possíveis clientes ou fechar acordos com fornecedores é algo cada vez mais comum nas empresas brasileiras. Isso abre novas portas no mundo corporativo e é um investimento que vale a pena. Porém, os gastos com viagens corporativas são um problema no orçamento da empresa, seja ela pequena ou grande.

Por isso, saber planejar essas viagens visando os propósitos da empresa, o conforto do funcionário e o controle do orçamento é muito importante. E a política de viagens corporativas pode ajudar a organizar essas questões e simplificar os processos que levam aos deslocamentos de funcionários.

Saiba mais sobre a política de viagens e sua importância para o meio corporativo!

O que é a política de viagens corporativas?

Devemos compreender o que é a política de viagens para entender como ela é importante para a empresa. A política de viagens corporativas é um documento que descreve, com todos os detalhes possíveis, as informações, objetivos e regras relativos às viagens feitas por funcionários da empresa.

Ela deve incluir desde os procedimentos de solicitação e aprovação da viagem até detalhes mais práticos, como tipos de hospedagem, orçamento para alimentação, comunicação necessária entre funcionário e empresa, compra do seguro viagem etc. Do mesmo modo, deve discriminar quando e como serão entregues os relatórios da viagem e qual deve ser o conteúdo destes. Ou seja, tudo o que estiver relacionado à viagem deve estar presente na política de viagens.

O processo pode parecer trabalhoso e difícil, mas as vantagens são inúmeras: a qualidade das viagens aumenta, garantindo o conforto e segurança do funcionário; é possível controlar melhor as despesas e reduzir os custos; os processos administrativos da empresa ficam mais automatizados e simplificados.

O que deve constar na política de viagens?

Quando dizemos que “tudo” relacionado às viagens corporativas deve estar discriminado na política de viagens, não é um exagero. É importante que cada detalhe esteja claro para que todos os funcionários possam entender quando forem consultar a política antes de viajar. Por isso, é importante usar uma linguagem clara e sucinta, mas não deixar nada de fora.

Durante a criação da política de viagens, o estudo de documentos de outras empresas pode ajudar. No entanto, é importante lembrar que isso só deve servir de modelo, porque a política de viagens depende de cada empresa – de seu tamanho, de seu orçamento, de seus planos e expectativas.

Por isso, analise as necessidades de sua empresa. Cada organização tem seu próprio ritmo de expansão. Não adianta de nada criar uma política bem redigida e elaborada se ela for impossível de ser executada em sua empresa, seja por limites financeiros, logísticos ou pessoais.

Esses são alguns itens que devem estar presentes na política de viagens:

As situações que levam às viagens corporativas: quais são os motivo ou eventos que devem levar um funcionário para outro lugar;
O orçamento: quanto a empresa tem disponível para gastar com viagens corporativas. Não se esqueça de ser realista quando a esse número;
Limites orçamentários: quanto, no máximo, pode ser gasto com hospedagem, passagens de avião, alimentação diária etc;
Antecedência: de quanto tempo a empresa precisa para organizar uma viagem. Lembrando sempre que, quanto maior a antecedência, mais a possibilidade de conseguir preços mais baixos;
Conforto do funcionário: como a empresa proverá uma viagem confortável para o funcionário, preenchendo suas necessidades e oferecendo tempo livre para descanso ou turismo;
Segurança: o funcionário não precisa apenas de conforto. Contar com o acompanhamento da empresa e com um bom seguro viagem garante menos preocupações, tanto para o funcionário quanto para a empresa.

Como são as agências de viagens corporativas?

As Travel Management Company (TMC) são agências que se responsabilizam pela gestão das viagens corporativas de empresas, fazendo um planejamento que otimize os gastos. Essas agências negociam com fornecedores, buscando melhores preços e práticas mais eficazes.

Se sua empresa preferir contratar uma boa agência de viagens corporativas para gerenciar suas viagens, pode ter certeza da qualidade dos serviços: a agência criará soluções personalizadas para a empresa, fazendo uma análise para entender suas verdadeiras necessidades. Além disso, o processo fica mais fácil e prático para a empresa, que pode contar com a ajuda da agência de viagens para promover mais conforto e segurança para os funcionários.

E como um dos grandes objetivos da política de viagens é a economia, a agência também analisará o orçamento da empresa e as necessidades do funcionário viajante para conciliar uma viagem tranquila com um bom preço.

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