Obrigações da empresa com o viajante corporativo

Quando viagens a negócios se tornam parte do cotidiano de uma empresa, é necessário ter uma atenção especial às suas obrigações com os funcionários em trânsito.

Contar com valores competitivos para passagens áreas e hospedagem é o primeiro passo. Mas existem ainda alguns cuidados essenciais para garantir uma viagem bem-sucedida. Saiba mais com a leitura do artigo a seguir.

Conheça as obrigações trabalhistas em viagens corporativas

Ao enviar um funcionário para uma viagem a negócios, a empresa deve observar algumas questões trabalhistas. Isso garante a segurança tanto do membro da equipe quanto da própria empresa.

O ponto de partida é estabelecer uma política de viagens. Dessa forma é possível determinar previamente os direitos e os deveres de ambas as partes dessa relação. Dentro dessa política, é importante prever obrigações como:

Verba diária para despesas

Boa parte das empresas estipula um valor diário fixo para cobrir despesas como transporte e alimentação. Esse valor é estabelecido de acordo com a natureza das atribuições do funcionário e os valores praticados na cidade de destino.

Dessa forma, e empresa consegue ter um orçamento prévio de cada viagem – e definir se ela está de acordo com a margem de gastos prevista.

A verba, em muitos casos, libera o funcionário de prestar contas no retorno, apresentando notas fiscais de cada gasto. Assim como devolver valores excedentes aos gastos.

É importante que a empresa tenha cautela ao estipular a verba diária para viagens corporativas. Se o total somado for igual a mais da metade da remuneração do funcionário, o valor deverá ser integrado ao salário, o que influi também nas férias, 13º e FGTS.

Hora extra

As obrigações relativas ao pagamento de horas extras é um dos pontos mais discutidos em termos trabalhistas.

Como a lei não é específica nestes casos, algumas empresas optam por observar o cumprimento das horas de um expediente padrão. Dessa forma, questões como o tempo gasto no trajeto deve ou não ser contabilizado como hora extra.

Cabe à empresa se certificar de que o funcionário observe o período destinado ao descanso, evitando aloca-lo em atividades profissionais neste período.

Caso isso ocorra, é necessário fazer o ressarcimento do tempo utilizado. Da mesma forma, demandar disponibilidade total do funcionário durante viagens a trabalho envolve o pagamento de horas extras ou de banco de horas.

Formas de pagamento

Algumas empresas optam por efetuar o pagamento da verba diária antes, para que o profissional utilize durante as viagens de negócios. Outras ressarcem os valores necessários após o retorno, mediante prestação de contas através de notas fiscais.

Caso a diária não cubra todos os gastos realizados, uma das obrigações da empresa é exigir as notas fiscais e comprovantes do funcionário. Dessa forma, é possível ressarcir os valores excedentes que não tenham ultrapassado o limite determinado pela política interna da empresa.

Cobertura contra acidentes e incidentes

Ao enviar funcionários para viagens corporativas, faz parte de suas obrigações tomar as providências necessárias em caso de acidentes.

A primeira coisa a se fazer, em situações como esta, é a Comunicação de Acidente de Trabalho, conforme previsto nas Leis do Trabalho.

Por isso é essencial garantir que o funcionário não exerça nenhuma tarefa que possa colocar sua saúde e segurança em risco durante a viagem. Assim como providenciar o seguro viagem, que já é obrigatório em viagens feitas para países da Europa.

Dessa forma sua empresa está preparada para garantir assistência médica e jurídica em situações emergenciais.

Como equilibrar obrigações e custos para garantir o bem-estar do colaborador

Além das obrigações que toda empresa deve seguir para garantir o bem-estar e a segurança do funcionário em trânsito, os gastos também merecem atenção especial.

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Relatórios gerenciais, para controle de gastos e informações referentes às viagens realizadas;
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