Erros de gestão durante uma viagem corporativa

Viagens a negócios são proveitosas tanto para as empresas, quanto para os funcionários. Em ambos os lados existem diversas oportunidades, seja para fechar novas parcerias quanto para adquirir conhecimento e experiência.

No entanto, quando essas viagens são mal gerenciadas, podem ocorrer alguns erros como: gastos excessivos, dificuldades na hora da reserva de hotéis, não saber lidar com imprevistos, entre outros problemas que trarão complicações para todos os envolvidos. A solução costuma ser simples: uma gestão mais eficiente. Grande parte das situações negativas envolvidas nesse contexto são resultados de erros comuns, que em certos casos são praticados por profissionais que já estão acostumados a realizar esse tipo de viagem.

Pensando em evitar que essas situações aconteçam na sua empresa, a etrip separou alguns erros comuns que acontecem durante as viagens corporativas e formas de se prevenir. Confira:

Não definir uma boa política de viagem corporativa

Estabelecer uma politica de viagem para a sua empresa é essencial para que sejam determinadas normas consistentes de responsabilização para registrar os custos da viagem e entretenimentos relacionados aos negócios. Essa documentação precisa ser muito bem avaliada, pois, se for muito restrita, pode causar uma pausa geral do processo, o que pode trazer diversos problemas, como reserva de hotéis e voos feitos em cima da hora, aumentando os custos da viagem.

Entretanto, uma política muito livre, pode resultar em gastos excessivos. Ser muito flexível é tão ruim quanto ser muito restrito, o segredo é buscar um equilíbrio entre os dois. Controlar os custos é um meio de garantir um valor voltado para eventuais emergências durante a viagem.

Não ter um planejamento durante uma viagem corporativa

Planejar a viagem corporativa ajuda no crescimento e controle de gastos da empresa. Além de ser benéfico para o funcionário, manter relatórios da viagem facilita o trabalho da administração, que deve estar a par dos destinos, hotéis e companhias aéreas mais favoráveis em locais em que a empresa opera.

Não utilizar o cartão corporativo

O cartão corporativo garante que qualquer imprevisto financeiro durante uma viagem de negócios possa ser resolvido com urgência, sem precisar envolver grandes burocracias. Porém, na pratica, alguns funcionários aproveitam o cartão para o uso pessoal. Além de ser antiético, o departamento financeiro consegue rastrear os cartões e encontrar qualquer abuso da parte do funcionário. Por isso é imprescindível que a empresa oriente os profissionais para utilizar o cartão somente em gastos direcionados para a empresa.

Não utilizar relatórios

Oriente o funcionário para que ele gaste um tempo diariamente para preencher um relatório referente às despesas da viagem. Manter anotações organizadas e atualizadas é um bom exemplo de gestão eficiente, porém nem todas as empresas utilizam os relatórios e esse pode ser um erro durante as viagens corporativas. Ao utilizar relatórios gerenciais, a sua empresa consegue controlar os custos, ter acesso a informações que facilitarão viagens futuras, orçamentos, gasto médio por mês, comportamento de compra dos viajantes e muito mais.

Caso a sua empresa ainda não utilize esses serviços, procure uma agência de viagem corporativa que ofereça ferramentas de gestão que te ajudarão no planejamento e nas decisões para as viagens corporativas.

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