Como novas tecnologias podem ajudar na gestão da sua empresa

Se você é dono de uma empresa que deseja expandir os seus negócios, sabe que delegar funcionários para viagens corporativas exige bastante trabalho. Isso, porque antes e depois da viagem em si, é preciso contar com uma boa gestão a fim de garantir os melhores resultados.

Os gestores de viagens devem ser devidamente capacitados para que seja possível economizar ao máximo, entretanto, sem deixar de lado fatores essenciais. Hoje em dia, já podemos contar com a tecnologia, que avança cada vez mais proporcionando experiências mais práticas e bem sucedidas.

Conheça quais são essas facilidades e por quê é fundamental que os donos de empresas se adaptem a novos recursos a fim de promover uma melhor gestão em viagens!

Planejamento de viagens corporativas

Quando é necessário que um funcionário se desloque para outra cidade com o objetivo de realizar uma reunião presencial, participar de cursos, palestras ou workshops, o responsável pela gestão dessa área deve se atentar para fatores importantes.

Uma organização adequada faz com que a redução de custos seja efetiva, além de tornar a experiência mais produtiva para o colaborador.

Passagens mais baratas

Para começar, deve-se encontrar as melhores ofertas de passagens, tanto aéreas quanto de ônibus, dependendo da distância e tempo disponível. Para isso, existem atualmente diversos aplicativos com serviços que enviam alertas ou e-mails quando um bom preço está sendo oferecido.

Reservas de hotéis

A hospedagem também deve ser definida com uma certa antecedência, a fim de possibilitar mais vantagens por preços menores. A gestão de viagens pode optar por reservar um quarto de melhor qualidade quando pode contar com ferramentas tecnológicas que auxiliam nessa busca.

Nesse caso, é essencial que conste no planejamento do gestor quanto tempo o colaborador irá precisar de uma hospedagem. Porque caso seja apenas algumas horas, existem outros jeitos de acomodar o seu colaborador, como a diária fracionada.

Esse novo método de reserva de quartos permite que a sua empresa poupe um valor considerável do orçamento quando um funcionário passará mais tempo fora, em reuniões, cursos ou palestras, por exemplo, do que no hotel, de fato.

Com isso, é possível pagar apenas pelas horas utilizadas. Dessa forma, a gestão de viagens pode se beneficiar dessa economia para proporcionar um ambiente de nível mais elevado, em algumas situações.

Seguro viagem

Um fator indispensável para viagens corporativas que contam com uma gestão adequada é o seguro viagem. Com ele, além de evitar que mais gastos sejam necessários em casos de acidente, por exemplo, no caso de atrasos ou cancelamentos de voos, os prejuízos também são menores.

Aqui, existem novos recursos tecnológicos que também auxiliam. Um deles é o uso de chips nas malas de viagem que, em caso de extravios ou perda de bagagem, facilitam o processo de busca. Alguns planos de seguro já contam com esse tipo de serviço.

Prestação de contas da gestão de viagens

Os maiores benefícios das novas tecnologias são trazidos por ferramentas que fazem com que o controle de gastos e a geração de relatórios seja bem mais prática e eficiente.

Existem diversos aplicativos disponíveis para celular que permitem que os gestores já calculem previamente quanto será preciso fornecer ao viajante corporativo para que ele use nesse deslocamento.

Além disso, caso a política de viagens da sua empresa prefira acertar os gastos na volta da viagem, não é mais necessário que o seu funcionário guarde todos os comprovantes de onde se alimentou, táxis que pegou, entre outros.

Podendo escolher entre uma grande variedade de aplicativos móveis e softwares para computador, os gestores conseguem controlar os gastos de maneira mais eficiente e ainda elaborar relatórios mais precisos e com menor chance de erros.

Tendo isso em vista, fica mais fácil entender onde é preciso melhorar e economizar e em quais pontos o planejamento da gestão da sua empresa está de acordo com orçamento disponibilizado para viagens corporativas.

Ajuda especializada

Atualmente, já é possível permitir que o seu gestor conte com a ajuda de profissionais devidamente especializados em encontrar melhores ofertas combinadas com serviços de qualidade.

Isso faz com que, além de economizar o tempo dos seus funcionários, fazendo com que eles possam focar em outras áreas do planejamento de uma viagem corporativa, preços com custo-benefício mais vantajoso também sejam mais garantidos.

A Tour House é uma empresa que oferece serviços desde a compra de passagens aéreas, até a reserva de hotéis e locação de carros para uso de seus colaboradores em outras localidades.

Contando com tecnologias que proporcionam mais praticidade, a Tour House tem um time de especialistas focados em auxiliar no controle de gastos em todos os pontos que envolvem uma boa gestão de viagens corporativas. Conheça os nossos serviços!

“Como o Business Intelligence auxilia na Gestão de Viagens Corporativas”