Como lidar com viagens a trabalho que surgem de última hora

Viagens corporativas fazem parte da realidade de muitas empresas, de todos os tamanhos, nos dias de hoje. Elas exigem planejamento e mesmo antecipação para garantir que nada fuja do esperado. Porém, muitas vezes as oportunidades surgem em cima da hora e a empresa deve enviar um funcionário viajante para um evento ou encontro importante.

E se esse funcionário for você? Se você costuma viajar a trabalho, deve estar preparado para o surgimento de viagens de última hora. Essas são algumas dicas para lidar com viagens corporativas que aparecem de repente, sem planejamento prévio.

Tenha um nécessaire pronto

Se você costuma viajar, já deve saber quais produtos de higiene são indispensáveis e como levá-los na mala. Tenha um nécessaire preparado com tudo que precisará usar – escova e pasta de dente, desodorante, loções, perfume, cremes, filtro solar etc. É importante que todos esses itens estejam em embalagens reduzidas, para caberem em qualquer mala.

Caso você precise de algum medicamento, organize-se com antecedência. Alguns remédios só podem ser carregados na mala junto com receita médica. Por isso, é importante mantê-la atualizada. Coloque medicamentos que não precisam de receita, mas que são importantes – para dor de cabeça, para gripe etc. – em seu nécessaire.

Tenha uma checklist para fazer as malas

Ter uma checklist facilita muito na hora de fazer as malas em qualquer situação, mas também agiliza o processo quando você não tem muito tempo até o embarque. É possível encontrar checklists de bagagem aos montes na internet, mas o ideal é preparar uma você mesmo, que satisfaça suas necessidades. Use as checklists prontas como base.

Anote tudo que precisa levar, desde roupas até materiais e equipamentos. Coloque suas roupas de trabalho, mas não se esqueça do pijama. Separar em categorias pode ser uma boa ideia – “Roupas”, “Acessórios”, “Produtos de higiene”, “Materiais”, “Equipamentos” e “Documentos”, por exemplo.

Mantenha os documentos em dia

Falando em documentos, é importante mantê-los em dia caso precise viajar sem planejamento prévio. Alguns documentos são imprescindíveis para viajar.

Se a viagem for nacional, tenha sua carteira de identidade, carteira profissional ou carteira de habilitação em mãos. Se a viagem internacional for para algum país do MERCOSUL, você também pode utilizar a carteira de identidade, desde que ela tenha menos de 10 anos de expedição.

Se for uma viagem internacional para fora do MERCOSUL, você deve ter um passaporte. Verifique se o seu está dentro da validade e se não vencerá em breve. Também pode ser necessário ter um visto e, nesse caso, há muito burocracia envolvida. Por isso, caso você viaje a trabalho para algum país estrangeiro com frequência, certifique-se de que seu visto seja sempre válido, renovando quando for preciso.

Alguns países também exigem a apresentação da carteira de vacinação. Esteja sempre com suas vacinas em dia. Em alguns casos, você tem que ter tomado a vacina pelo menos 10 dias antes de embarcar. Alguns lugares exigem vacinas específicas, como a da febre amarela.

Para não se esquecer de nenhum desses documentos, faça cópias autenticadas em cartório e deixe em um envelope de fácil localização. Em um momento como esse, você precisa economizar tempo.

Fique atento aos acontecimentos na empresa

Uma maneira de não ser completamente pego de surpresa por uma viagem a trabalho é ficar atento constantemente aos acontecimentos da empresa e do mercado de trabalho. Você pode, por exemplo, conversar com os colaboradores do setor comercial para saber das negociações da empresa. É possível analisar a partir daí, se essas negociações exigirão uma viagem.

Do mesmo modo, se manter atualizado em sua área e conhecer o mercado de trabalho também é importante. Por exemplo, caso esteja para acontecer um evento, como uma feira relacionada ao seu ramo, existem boas chances de você ter que ir. Evite marcar compromissos para os dias que antecedem esse evento.

Caso você já tenha compromissos agendados para os dias da viagem, deixe alguém responsável por desmarcá-los e reagendá-los.

Ainda que seja preparada às pressas, a viagem a trabalho trará muitos benefícios para sua carreira e para a empresa. Aproveite para estabelecer novos contatos, aprender mais sobre a sua área, conhecer novas culturas e visitar novos lugares. Viagens corporativas são sempre excelentes oportunidades para crescer junto à sua empresa.