Como economizar em viagens corporativas?

O Brasil concentra 60% das viagens corporativas em toda a América Latina, como aponta a Global Business Travel Association (GBTA). O recurso é de extrema importância para realizar reuniões, fechamento de negócios e manter os funcionários atualizados, além de expandir a rede de networking da empresa, porém também é responsável por uma fatia considerável do orçamento das instituições.

A necessidade de controlar os gastos de viagens está na lista das prioridades de empresas que trabalham com deslocamentos constantes, por isso, é recomendável preparar um orçamento a ser destinado exclusivamente para esse fim.

Mas como calcular e gerir os custos de cada viagem? O primeiro passo é apurar e estimar quais são as maiores despesas em uma viagem a trabalho.

Primeiro passo: Identificando os principais gastos

Fazer um relatório de despesas é uma forma eficaz de compilar todas as informações relativas aos gastos das viagens corporativas.

O relatório é essencial para o gestor visualizar e enumerar as principais despesas, como passagens, hotel e transporte, além de gastos adicionais dos funcionários viajantes, a serem reembolsados.

Com esses dados em mãos, é possível adotar uma visão estratégica e melhorar a cadeia de processos que geram gastos.

Segundo passo: planejando seu orçamento

O planejamento é fundamental para evitar gastos desnecessários! Adotar uma estratégia eficiente é saber que os gastos com viagens vão muito além do custo da passagem e diárias em hotéis, gastos com transporte, aluguéis de veículos, reserva de salas de reunião e muitos outros entram na conta.

Colete o maior número de dados disponíveis referentes aos custos de viagens anteriores: motivo do deslocamento, opções de traslados, eventos pontuais e despesas pessoais.

Conhecendo a dinâmica das operações, é o ponto de partida para aplicar uma política de viagens personalizada e uma política de reembolso, a fim controlar as despesas extras com imprevistos.

Terceiro passo: antecedência na compra

Planejar as viagens com a maior antecedência possível é uma prática essencial para conseguir os melhores negócios em redução de custo que influenciar na planilha financeira do seu orçamento.

O tempo é seu maior aliado para a compra de alguns itens que, com antecedência, podem ser a chave para uma viagem corporativa produtiva e livre de gastos excessivos.

Um exemplo de redução é encontrar as melhores passagens – e a possibilidade de adquirir bilhetes com tarifas que permitem trocas ou cancelamentos com um valor reduzido ou até mesmo gratuitos – tanto em hospedagem quanto em transporte, por preços mais acessíveis.

Quarto passo: Implementando uma política de viagens

Muito mais do que controlar despesas, a política de viagens é responsável por ditar e oficializar as diretrizes que envolvem os deslocamentos dos funcionários da empresa.

O documento é fundamental para melhorar as condições de trabalho dos viajantes, gerenciar e controlar gastos e construir uma estrutura que permita aos gestores – juntos aos viajantes – escolherem as melhores opções de viagem.

A política de viagens corporativas deve englobar todos os detalhes envolvidos na realização de uma viagem de negócios, além de orientações para incentivar os funcionários a gerar despesas relacionadas às viagens de forma cuidadosa e pensadas, através de políticas de reembolso.

As normas contidas em sua política de viagens devem considerar muito além do que apenas a saúde financeira de sua empresa, como também, contemplar as necessidades de seus funcionários viajantes, de forma que a aplicação de seus recursos seja um investimento e não um gasto dispendioso.

Como a agência de viagens corporativas pode ajudar sua empresa a economizar

Você sabe como uma agência especializada pode ajudar na organização das suas viagens?

Para ajudar a controlar os gastos envolvidos em seus deslocamentos, a agência de viagem corporativa dispõe um relatório de gastos através de um sistema unificado que gerencia todos os preparativos e custos das viagens.

Além de oferecer sistemas de gestão específicos, a plataforma disponibiliza um leque de opções de passagens, hotéis e carros, adaptados para melhor atendem suas necessidades.

Redução de gastos e maior organização

As agências especializadas em viagens corporativas trabalham com serviços personalizados, específicos para atender as necessidades da sua empresa de acordo com seu orçamento.

Torne-se um cliente corporativo Tour House hoje e descubra o modo fica mais fácil realizar o controle das suas despesas, com toda a assistência desde o planejamento até o fim da viagem.

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