Quais são os principais gastos em viagens a negócios – e como economizar nestes pontos?

Viagens corporativas oferecem grandes oportunidades para empresas que desejam expandir seus negócios.

Segundo a pesquisa da empresa alemã de pesquisa de mercado GfK, em parceria com o consultor Maurício Emboaba Moreira, no ano de 2016, as empresas brasileiras que trabalham com viagens corporativas aumentaram, em 35%, o gasto médio com viagens.

Mas como garantir que esse investimento seja certeiro? O primeiro passo é apurar e assinalar quais são as maiores despesas em uma viagem a trabalho.

E, como toda ação bem-sucedida, o bom gerenciamento assume um papel fundamental na questão.

No papel: Identifique os principais gastos

Elaborar um relatório de despesas é uma forma eficaz de compilar todas as informações relativas aos gastos das viagens corporativas.

O relatório é essencial para o gestor visualizar e enumerar as principais despesas, como acomodação e passagens, além de gastos adicionais dos funcionários viajantes – como alimentação, serviços de transporte e imprevistos.

Com esses dados em mãos, é possível adotar uma visão estratégica na hora de reduzir os custos.

Administrar é preciso: Defina seu budget

O planejamento é fundamental para evitar gastos desnecessários! Colete o maior número de dados disponíveis referentes aos custos de viagens anteriores: motivo do deslocamento, opções de traslados, eventos pontuais e despesas pessoais.

Conhecendo a dinâmica das operações, é o ponto de partida para aplicar uma política de viagens personalizada a fim de fugir de despesas extras.

Dica essencial: Economize tempo

Planejar as viagens com a maior antecedência possível é uma prática importante para conseguir os melhores negócios em redução de custo.

O tempo é seu maior aliado para uma organização minuciosa, que contemple o maior número de detalhes, com a finalidade de que imprevistos ou gastos excessivos sejam evitados, mantendo seu orçamento à risca.

Um exemplo de redução é encontrar as melhores tarifas tanto em hospedagem quanto em transporte, por preços mais acessíveis.

Na prática: Traçando uma política de viagens

O primeiro passo é pensar nas demandas particulares de sua empresa e colaboradores. Para isso, questione:

Qual o objetivo das viagens?
Quem são os viajantes que precisam se deslocar?
Com que frequência ocorrem os deslocamentos?
Quais recursos os funcionários irão precisar durante o período da viagem?
Como a tecnologia pode auxiliar durante essas ações?

Estes são alguns exemplos de perguntas que sua política de viagem deve ser capaz, mais do que responder, mas principalmente, de orientar cada membro de sua empresa. Afinal, o documento servirá como guia de comportamento a todos frente à necessidade de uma viagem.

Ter uma boa gestão de viagens significa pensar muito além do que apenas a saúde financeira de sua empresa, e sim, saber equilibrar a aplicação de seus recursos e as necessidades de seus funcionários viajantes. A redução de gastos jamais deve afetar o bem-estar de seu colaborador.

Dessa forma, as regras podem ser implementadas em todos os níveis de sua empresa, de forma justa e igualitária.

Encontre agências especializadas em viagens corporativas

Você sabe como uma agência especializada pode ajudar na organização das suas viagens? A característica mais atraente é, com certeza, a economia.

As agências de viagens corporativas têm acordos com diversos parceiros para sua empresa economizar ao máximo sem comprometer o conforto! Com esse auxilio é possível encontrar um leque de opções de passagens, hotéis e carros, podendo escolher aqueles que melhor atendem suas necessidades.

Objetivo: Redução de gastos e maior organização

Com a ajuda de uma agência de viagens corporativas alguns gestores chegam a economizar 30% de seu orçamento com gastos de viagem a trabalho.

Mas como controlar melhor os gastos com viagens a trabalho? A solução é adotar uma visão estratégica e saber identificar as melhores oportunidades do mercado.

Uma boa dica de economia é aderir a programas de fidelidade, como nós da etrip oferecemos, e seguir uma política de gestão de custos adaptada conforme as particularidades de sua empresa.

Na ponta do lápis: Calculando seu orçamento

Na etrip, você pode fazer uma estimativa de custo e ter opções de diversos serviços para suas viagens corporativas e comprar o que melhor se encaixa às necessidades da sua empresa.

Desse modo fica mais fácil realizar o controle das suas despesas, e ainda, entender quais suas principais necessidades, com a intenção de sempre aprimorar seus planejamentos futuros. Confira os planos que oferecemos.