Como ter um bom controle interno das viagens corporativas?

As viagens corporativas fazem parte da rotina de qualquer empresa, independente do tamanho. Os motivos são variados, mas o objetivo será, quase sempre, buscar novas oportunidades de negócio para tornar a rentabilidade sempre maior. Sabendo disso, é preciso que a gestão vise, sempre, com que esses deslocamentos sejam investimentos e não custos desnecessários. Diante desse cenário, é preciso ter em mente a necessidade constante de fazer um controle interno das viagens corporativas de maneira adequada. Para isso, é preciso observar uma série de fatores.

O principal ponto é entender que a gestão da viagem é fundamental. O primeiro passo é a antecedência da compra. Passagens aéreas e hospedagens são mais baratas se planejadas e reservadas num período maior.

Estar atento a possíveis imprevistos também ajuda a diminuir custos. Além de fatores como esse, é preciso considerar o retorno do investimento e o que se espera de cada uma dessas viagens corporativas.

O ROI no controle interno das viagens corporativas

Antes de falar sobre o ROI aplicado ao controle interno das viagens corporativas, é preciso entender do que se trata o ROI. O retorno sobre o investimento (ROI) é um índice que visa calcular o potencial de cada operação feita pelas empresas. Seu cálculo é importante porque é por ela que serão medidos o que se espera de cada investimento feito pela empresa – e toda viagem corporativa precisa ser entendida como um investimento.

O ROI é fundamental para determinar a rentabilidade. Por conta disso, as ações precisam considerar o ROI, em tudo que envolve custos para a empresa. Ou seja, para cada decisão, é preciso calcular o ROI, e ver se vale a pena ir por aquele caminho ou escolha.

Fora do ambiente de trabalho “tradicional” não é diferente. Mas, como fazer esse cálculo para garantir o controle interno das viagens corporativas?

Uma fórmula simples para isso é diminuir os custos da viagem em comparação ao lucro obtido com ela, seja qual for a negociação envolvida, e dividir o resultado pelos custos de deslocamento.

O lucro obtido vai depender do que envolve a negociação. Um retorno esperado que não vem imediatamente pode entrar no cálculo, mesmo que não seja visível no primeiro momento.

Já para os custos de viagem é preciso considerar uma série de fatores. Entre eles, estão passagens aéreas e deslocamentos terrestres; gastos com táxi; hospedagem, alimentação e demais custos importantes, como almoços, jantares e reuniões de negócios.

Para maximizar o ROI, é importante observar dois fatores. O primeiro deles é fazer com que a viagem tenha o maior lucro possível. Em contrapartida, minimizar os custos é igualmente importante. Esse distanciamento entre os dois valores irá aumentar consideravelmente o ROI.

É preciso observar, no entanto, para que o ROI não seja prejudicado ao longo da viagem. E existem diversos fatores que podem contribuir para isso. Entre eles, estão a falta de planejamento e organização; políticas confusas de viagem; processos internos equivocados, entre outros.

A importância dos KPIs

Para um melhor controle interno das viagens corporativas, também há a importância dos KPIs. Mas, afinal, do que se tratam essas letras? O KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicators, ou indicadores de desempenho, em uma tradução livre.

Cada empresa possui seus próprios KPIs em uma viagem corporativa, de modo que todos os indicadores caminhem na mesma direção, para saber se os objetivos foram atingidos. No entanto, há alguns mais comuns.

Os principais KPIs em viagem corporativa

Alguns dos KPIs mais utilizados para fazer o controle interno das viagens corporativas são os seguintes:

Antecipação das reservas

Quanto maior for o tempo de antecipação das reservas, maior a possibilidade de economia. Sejam elas de passagens ou hospedagens, entre outros adiantamentos possíveis.

Controle de custos

A viagem está obedecendo todas as políticas de controles de custos da empresa? De nada adianta a empresa possuir controles rígidos, se elas não são respeitadas em viagens corporativas, por exemplo.

Economia negociada

Durante viagens corporativas, é possível buscar junto a fornecedores de viagens descontos que podem ajudar a reduzir custos.

Eficácia da viagem

Aliado ao ROI, a eficácia da viagem é o ponto fundamental para medir o sucesso. Para isso, é preciso responder a uma série de perguntas. Os objetivos foram cumpridos? As reuniões foram positivas, e trouxeram os resultados esperados?

Se esses itens estiverem de acordo com o que foi planejado inicialmente, certamente esse e outros KPIs da viagem corporativa terão alcançado o resultado projetado.

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