Controle as despesas de viagem com o ITM Expense Management

O universo da gestão de viagens corporativas tem sido objeto de uma transformação significativa nos últimos anos, impulsionado pela crescente complexidade das operações empresariais globais. Cada vez mais complexo nos últimos anos, a gestão de viagens corporativas mostra uma busca incessante por agilidade nos processos.

Empresas de todos os tamanhos estão enfrentando a pressão para encontrar maneiras de reduzir custos de viagens corporativas, aumentar eficiência e garantir o cumprimento das políticas internas e regulamentações governamentais.

Para facilitar a gestão de todo o setor, as TMCs estão se provando aliadas importantes, oferecendo não apenas expertise no atendimento, como também uma série de ferramentas tecnológicas essenciais para o bom funcionamento das viagens corporativas.

Dentro desse conceito, uma das soluções mais interessantes é o ITM Expense Management, ainda desconhecido por muitas companhias, mas que consegue mudar completamente o método de se realizar a gestão de viagens corporativas. Neste artigo, você confere mais detalhes sobre essa solução.

O que é o ITM Expense Management

Um sistema de gestão de adiantamento de verbas e prestações de contas. Este é o conceito básico da ferramenta, mas, claro, ela consegue oferecer uma infinidade de funções complementares.

Com o ITM Expense Management, por exemplo, é possível administrar em tempo real todas as despesas dos viajantes por meio de um painel de controle de fácil acesso. É a partir dessa tela que o gestor tem à disposição relatórios rápidos e todo o histórico de custos separados por itens, facilitando a análise e a tomada de decisões.

O que antes era feito manualmente, ocupando um tempo precioso de um colaborador do departamento financeiro ou Recursos Humanos, agora pode ser abastecido pelos próprios viajantes, mediante política de viagens e o compliance estabelecido pela empresa.

Benefícios

O ITM Expense Management reúne uma série de funcionalidades que fazem toda a diferença no dia a dia, e o melhor: ao alcance de um clique, seja no computador, no tablet ou no celular. Confira a seguir as 6 principais vantagens utilizar esse sistema:

1. Gestão e fluxo de aprovação

O ITM Expense Management oferece um sistema integrado para gerenciamento e fluxo de aprovação de despesas de viagem. Com essa funcionalidade, as empresas podem automatizar o processo de aprovação, agilizando o fluxo de trabalho e garantindo conformidade com as políticas internas.

2. Gerenciamento centralizado

Uma das vantagens do ITM Expense Management é o gerenciamento centralizado de todas as informações relacionadas às despesas de viagem. Isso permite que os gestores tenham acesso fácil e rápido a dados atualizados, facilitando a tomada de decisões informadas.

3. Identificação objetiva de oportunidades

A plataforma oferece recursos avançados de análise de dados, permitindo a identificação objetiva de oportunidades de economia e otimização de recursos. Com essas informações, as empresas podem implementar estratégias eficazes para reduzir custos e maximizar o retorno sobre o investimento em viagens corporativas.

4. Aprovação por centro de custo, hierarquia e departamento

O ITM Expense Management permite uma aprovação granular de despesas, possibilitando que as empresas personalizem os processos de aprovação com base em diferentes critérios, como centro de custo, hierarquia organizacional e departamento. Isso garante mais controle e conformidade com as políticas internas da empresa.

5. Armazenamento na nuvem de documentos fiscais

Com a funcionalidade de armazenamento na nuvem de documentos fiscais, o ITM Expense Management oferece uma solução segura e eficiente para o gerenciamento de comprovantes e recibos relacionados às despesas de viagem. Isso facilita a organização e recuperação de documentos, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais.

6. Dados criptografados

A segurança dos dados é uma prioridade no ITM Expense Management. Todos os dados são criptografados para proteger informações confidenciais e garantir a segurança dos dados da empresa. Isso proporciona tranquilidade aos gestores e colaboradores quanto à integridade e confidencialidade de suas informações.

Se a sua companhia precisa de um sistema confiável, capaz de gerar economia, agilidade e segurança nos dados, o ITM Expense Management é a ferramenta perfeita para controlar as despesas de viagens dos colaboradores. Personalizar o sistema é uma das chaves para ter uma administração segura e de total adesão dos colaboradores.

Como controlar despesas de viagem com o ITM Expense Management

No contexto das operações empresariais modernas, a gestão eficaz de despesas de viagens corporativas é essencial para garantir a eficiência operacional e financeira de uma empresa. Com o aumento da complexidade da gestão de viagens corporativas, surge a necessidade de soluções abrangentes e integradas para controlar e otimizar os gastos relacionados a essas atividades.

O ITM Expense Management destaca-se como uma ferramenta poderosa nesse cenário, oferecendo uma série de recursos e funcionalidades projetadas para simplificar e aprimorar a gestão de despesas de viagem corporativa.

Aplicação do Expense Management na gestão de viagens corporativas

Para implementar com sucesso o Expense Management na gestão de viagens corporativas, é essencial envolver toda a equipe responsável pelo planejamento e execução dessas atividades. Algumas medidas fundamentais incluem:

• determinação de uma política de gastos: elaborada com diretrizes claras para o uso dos recursos da empresa durante viagens corporativas.
• compras com volumes maiores: planejar e consolidar as compras de produtos e serviços relacionados a viagens corporativas.
• monitoramento de gastos: implementar um sistema de monitoramento contínuo de despesas de viagem.
• apoio da tecnologia: utilizar ferramentas tecnológicas avançadas para analisar dados e identificar padrões de gastos.
• redução de fraudes: implementar medidas de controle e prevenção de fraudes.

Ao adotar o ITM Expense Management, as empresas poderão desfrutar de inúmeros benefícios, otimizando seus processos com muito mais agilidade.

Quais as principais despesas de viagem 

Nas viagens corporativas, diversas despesas podem surgir, impactando o orçamento da empresa e exigindo um controle eficaz para garantir a transparência e o uso adequado dos recursos. Conhecer as principais despesas de viagem é essencial para planejar e gerenciar adequadamente os custos associados a essas atividades. Confira a seguir algumas das despesas mais comuns.

1. Passagens aéreas: geralmente representam uma das maiores despesas de viagens corporativas, especialmente em voos longos ou em horários de pico.
2. Hospedagem: incluem acomodação em hotéis, pousadas ou apartamentos alugados durante a viagem.
3. Alimentação: essas despesas podem incluir refeições em restaurantes, lanches rápidos, cafés entre outras formas de alimentação fora do local de trabalho.
4. Transporte local: inclui táxis, carros de aplicativo, transporte público ou aluguel de carros.
5. Despesas extras: despesas que podem surgir no decorrer da viagem, como: bagagem extra, taxas adicionais em hotéis ou eventuais imprevistos.

Portanto, compreender essas possíveis despesas permite que as empresas possam agir proativamente para controlar e otimizar custos associados a essas atividades. O uso de ferramentas com o ITM Expense Management pode facilitar o acompanhamento e a análise desses gastos, tornando a gestão de viagens corporativas mais eficiente e transparente.

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