Adiantamento em viagens corporativas: o que considerar?

É prioritário adotar uma boa Política de Viagens para sua empresa. Essa prática é uma simplificação dos processos administrativos e operacionais, além de proporcionar uma melhoria na qualidade das viagens corporativas realizadas.

Entre os principais pontos que merece atenção na hora de elaborar uma política de viagens, como já mencionamos anteriormente, estão os Sistemas de Pagamentos e a Política de Reembolso.

São questões como a utilização de cartão empresarial, os sistemas adotados pela empresa de adiantamento de viagens e os prazos e condições de reembolso, que devem estar englobadas de forma clara e especifica.

Sistemas de Pagamentos

Todo empregador deve arcar com os custos relativos a deslocamentos, hospedagem e alimentação do colaborador que viaja para representar a empresa. Existem duas maneiras de administrar esse pagamento de despesas, das quais apresentaremos a seguir:

– Reembolso

Geralmente, em razão de deslocamento de colaboradores para eventos profissionais ou reuniões, a empresa já organiza a viagem com passagens e hospedagem pagas.

Nesse caso, cabe ao colaborador encarregar-se das despesas diárias (como alimentação, transporte e outras formas de alojamento, caso necessário). Ao apresentar as notas fiscais que comprovem os gastos efetivados durante o período, o viajante é ressarcido.

O mais recomendado para esse sistema, é que a empresa estipule os valores diários antes de enviar o viajante para algum compromisso. O mais indicado é criar um documento como a Política de Viagens.

– Adiantamento

Também há a opção de trabalhar com adiantamentos. Essa modalidade é particularmente interessante para empresas que trabalham com viagens corporativas esporádicas.

Nesse cenário, um valor é disponibilizado pela empresa antes do deslocamento, e caso o total não seja suficiente para cobrir os gastos da viagem, o viajante é reembolsado ao apresentar as notas fiscais do que foi pago, dentro dos critérios do programa de viagem corporativa da empresa.

Quando vale a pena trabalhar com o adiantamento?

O valor do adiantamento deve ser calculado de maneira estratégica, planejando os gastos previstos para o deslocamento, de outra forma, pode gerar prejuízos para a empresa.

Questões específicas, como por exemplo, viagens de última hora, são bons momentos para conceder o adiantamento. Também é uma modalidade interessante caso sua empresa trabalhe com viagens corporativas frequentemente.

Dessa forma, o recurso financeiro antecipado pode facilitar o fluxo de trabalho. As empresas optam por relatórios com todas as despesas de viagem, discriminando todos os gastos envolvidos e apresentando as notas fiscais das despesas. Uma boa dica para o colaborador, é tirar fotos das notas, para evitar perdas e te-las organizadas de maneira mais fácil e rápida.

Para manter um controle de gastos e proteger todos os envolvidos , é de extrema importância que a Política de Viagem da sua empresa contenha uma política de adiantamento e de reembolso.

Política de reembolso

A política de reembolso deve abordar tudo aquilo que remete diretamente ao propósito de sua viagem e os gastos envolvidos.

Esse documento vai colocar às claras tudo aquilo que a empresa se dispõe a reembolsar – e suas respectivas porcentagens – até mesmo o teto de despesas em cada ocasião.

Para entender mais sobre como elaborar uma política de reembolso assertiva, confira nosso post “Saiba como organizar uma política de reembolso e quais suas vantagens”.

Política de Adiantamento

O aspecto mais importante para se levar em consideração em qualquer política de despesas, é estabelecer a uma prestação detalhada dos gastos durante o período da viagem.

O adiantamento deve ser relativo, restritamente, aos gastos fundamentais com o processo do deslocamento. Uma boa forma de calcular esse valor é tomar de base qual a quantia diária necessária, de acordo com dias de viagem.

Vale lembrar que, em casos de viagens internacionais, deve-se utilizar a cotação no dia do adiantamento.

Quais gastos devem ser assegurados pela empresa no adiantamento?

A legislação prevê que sejam cobertos todos e quaisquer custos relacionados diretamente ao trabalho do colaborador durante a viagem, entre eles estão:

Alimentação;
Hospedagem;
Transporte;
Deslocamento;
Combustível.

Caso ocorram gastos extras – confirmados por notas fiscais e recibos válidos – a empresa deve reembolsar o viajante, segundo as diretrizes da política de reembolso. Caso a antecipação ultrapasse o valor utilizado durante a viagem, o colaborador deve, também, reembolsar a empresa.

As vantagens de contratar uma agência de viagens corporativas

Uma ferramenta essencial para uma excelente gestão de viagens corporativas e para a implementação de uma Política de Viagens, é a assistência de uma agência especializada.

As TCMs são capazes de oferecer uma estrutura que controla e integra gastos, adiantamentos e reembolsos em tempo real, por meio de relatórios específicos e personalizados para sua empresa.

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