5 dicas para orientar funcionários em viagens corporativas
Proporcionar viagens corporativas aos seus funcionários é essencial para que eles superem obstáculos e encarem novos desafios. Além disso, uma viagem de negócios pode ser decisiva para reuniões com parceiros importantes, selar acordos oficialmente e trazer novas perspectivas para um negócio.
No entanto, assim como em todos os procedimentos realizados por uma empresa, é preciso que os colaboradores sejam devidamente instruídos para trazerem resultados e serem cuidadosos ao tomarem decisões. Saiba quais são as principais orientações que você deve fornecer ao seu viajante corporativo!
Vantagens de orientar os seus colaboradores
Com orientações bem feitas, você garante que tanto os seus funcionários quanto você e todos os gestores da empresa colham os melhores resultados proporcionados pelas viagens corporativas.
Uma viagem bem planejada e organizada também permite uma melhora nos custos. Assim como comprar passagens aéreas antecipadamente faz com que um valor menor seja pago, reservar hotéis também segue a mesma lógica.
Além dos fatores econômicos, viagens corporativas realizadas com roteiros bem definidos proporcionam experiências mais produtivas tanto para colaboradores quanto para você.
Estabeleça os objetivos das viagens corporativas
Primeiro de tudo, é preciso definir qual a finalidade da viagem à negócios para a qual o seu funcionário está sendo designado. Faça uma reunião com ele e decidam, em conjunto, quais objetivos devem ser alcançados.
Alguns fatores que podem fazer a sua empresa optar por realizar viagens corporativas são:
- Possíveis melhorias para o seu negócio;
- Fechar acordos com fornecedores;
- Visitar clientes;
- Efetuar vendas, entre outros.
O ideal é que o seu colaborador embarque em viagens corporativas preparado, já ciente de quais metas devem ser conquistadas. Assim, você proporciona uma experiência mais produtiva para ambos os lados.
Faça um planejamento dos compromissos
Criar uma agenda a fim de organizar cada compromisso que o seu funcionário deverá comparecer é um dos motivos que fazem com que viagens corporativas sejam proveitosas. Elabore um roteiro e determine quais são as prioridades da viagem de negócios que ele irá participar.
É importante que você forneça as devidas orientações sobre datas e horários determinados nas passagens de ônibus ou avião adquiridas, por exemplo. Além disso, caso ele tenha que solicitar translados ou fazer reservas em hotéis, é obrigação do gestor direciona-lo para as melhores opções.
Lembre-se sempre de orientar que atrasos devem ser evitados. Para isso, faça com que existam folgas entre os compromissos e que seja possível se locomover até os determinados destinos com tempo de sobra.
Solicite um orçamento detalhado
Quando você elege um dos seus funcionários para realizar uma viagem corporativa, é preciso que ele entregue uma estimativa do orçamento necessário para executar as tarefas.
Essa parte do planejamento de viagens corporativas é indispensável, pois é aqui que você vai decidir se vai precisar fornecer um adiantamento. Dessa maneira, é possível evitar que aconteçam imprevistos ou problemas durante a viagem.
Faça um checklist
É fundamental que você auxilie o seu funcionário e, juntos, vocês elaborem uma lista de todos os materiais e apresentações, por exemplo, que ele deve levar. Caso algo seja esquecido por não ter feito uma checklist, viagens corporativas podem acabar sendo em vão, além de poder estragar a reputação da sua empresa.
Essa é a melhor forma de se certificar de que seu colaborador vai estar preparado para os desafios propostos por você.
Crie uma política interna de viagens corporativas
A política de viagens de uma empresa é essencial para que tanto os seus funcionários quanto você não saiam prejudicados. A partir de um regulamento interno que define qual valor pode ser gasto por dia em uma viagem de negócios, por exemplo, é possível escolher entre dois procedimentos:
- Pagar antecipadamente e permitir que o colaborador se organize com as devidas despesas;
- Solicitar que o funcionário arque com os gastos e apresente as notas fiscais para ser ressarcido ao término da viagem.
É seu dever informar qual método será seguido antes de enviar funcionários a viagens corporativas. Assim, ele pode se organizar para minimizar os efeitos de possíveis imprevistos, assim como evitar que tenha que prestar contas desnecessariamente.
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A partir de um regulamento bem feito e estruturado, é possível garantir a segurança e a eficiência de designar colaboradores para ambientes externos ao local de trabalho tradicional!
