Passo a passo: aprenda como organizar uma viagem de negócios

Sabemos que o planejamento é um dos principais fatores para o sucesso na hora de fechar negócios, captar novos clientes e, principalmente, evitar imprevistos. Como organizar uma viagem de negócios, muitas vezes, é a grande dúvida que perpassa pelos gestores e os colaboradores.

Nas viagens corporativas, os viajantes normalmente estão indo participar de compromissos da empresa. Por isso, eles têm reuniões, jantares, almoços e encontros com horários marcados e não podem se esquecer de cumprir com as normas institucionais, aquelas que regulam como a viagem deve ser feita.

Para começar o planejamento é preciso promover um passo a passo sobre tudo que se deve fazer antes de embarcar. Quer saber como realizar essa organização? Continue lendo nosso texto e confira como a viagem precisa ser pensada.

Confirme as reuniões

Essas viagens podem variar entre a curta e a longa duração e isso vai de acordo com a quantidade de compromissos e os dias que o funcionário deve comparecer. Por isso, antes que a viagem seja programada é preciso confirmar todas as reuniões.

Para isso, entre em contato com as pessoas que serão encontradas ao chegar ao destino e confirme com cada uma delas se a reunião poderá acontecer, o horário e o local de sua realização. Isso pode ser feito por meio de ligação ou por mensagem, de forma que tudo fique registrado.

Pode parecer muito óbvio a necessidade de confirmar esses encontros, porém, se eles não acontecerem, não há motivos para que a viagem seja feita. Ao saber que todos os compromissos estão certos, já é possível dar início às reservas.

Reserve um bom hotel

O ideal para esse tipo de viagem é se hospedar próximo ao local onde a reunião acontecerá. Essa medida evita que os viajantes fiquem presos em engarrafamentos que possam atrapalhar a logística.

Alguns hotéis oferecem acomodações para executivos, com quartos que têm espaços de trabalho e equipamentos — como telefone e internet de alta velocidade — para que as conferências sejam feitas. Se por acaso os encontros acontecerem no hotel, confira se eles têm sala de reuniões e faça a reserva.

Antes de entrar em contato com o hotel, pesquise as opções disponíveis na cidade e que mais se adéquam às suas necessidades. Leve em consideração, local, preço e comodidade disponível.

Escolha o meio de transporte

Esse tópico serve para ser pensado para toda a viagem, a partir do momento em que o colaborador sai de casa. Para isso, é necessário pesquisar com antecedência a cidade de destino e identificar se há muito trânsito nas vias utilizadas ou se o local é mais tranquilo.

Caso a viagem seja em outro estado e a distância for longa, o transporte aéreo pode ser mais confortável e rápido. Se o destino for perto, escolher um carro pode ser a opção mais viável.

Além disso, é preciso pensar em como o colaborador se deslocará na cidade, caso ele utilize o avião como meio de chegar ao destino. Alugar um carro para o viajante já sair do aeroporto motorizado pode ser uma opção ou a contratação de algum motorista particular, caso o viajante não conheça a cidade.

Compre as passagens com antecedência

Realizar a compra dos tickets com alguns dias de antecedência permite que menores valores sejam pagos. A sua compra varia de acordo com os destinos das viagens, se são nacionais e internacionais.

Para as viagens dentro do país, o ideal é comprar com 30 a 45 dias de antecedência, em períodos menos movimentados, já em alta temporada, de 45 a 60 dias. Para os destinos internacionais, o período de compra deve ser feito até 60 dias antes do embarque, em baixa temporada e de 60 a 120 dias, na alta temporada.

No entanto, também é preciso observar quais os trechos, dias da semana e aeroportos estão sendo selecionados para essa viagem. O ideal é fazer uma pesquisa sobre quais deles são mais viáveis e que promoverão a maior economia.

Conheça as políticas de viagens corporativas

Sabemos que as viagens serão custeadas pelas empresas, por isso, é necessário pensar em todos os detalhes, para que os gastos não extrapolem o esperado. Para que tudo seja organizado de acordo com as expectativas da instituição, é preciso criar as políticas de viagens corporativas.

Esses planos são criados para que o colaborador saiba o que ele pode ou não fazer, como:

• quais serviços (empresas de aluguel de carro ou táxi) podem ser contratados;
• as opções de hotéis;
• os horários dos voos;
• as companhias aéreas disponíveis;
• quais gastos são reembolsáveis e quais não são;
• o que são diárias e ajuda de custo.

Para que tudo fique de acordo com o planejado, quem for nesse compromisso deve conhecer todas essas regras. A empresa pode oferecer cartilhas que orientem sobre como fazer essa viagem.

Verifique os custos

Para organizar essa jornada, sabemos que é preciso ficar atento a todos os custos relativos à sua realização. Por meio de ferramentas online, o funcionário pode realizar todos os registros, como os gastos, itinerários, reservas feitas e a contratação de serviços.

Essas viagens devem promover benefícios, por isso, gastar mais do que o estipulado pode gerar prejuízos. Fazer uma boa organização permite que os gastos mínimos já sejam identificados.

Com o desenvolvimento tecnológico, planejar esse tipo de viagem ficou cada vez mais fácil. Serviços como o self booking servem para otimizar a sua logística. As empresas que contratarem essa plataforma online podem selecionar quais são as opções para organizar melhor esse tipo de evento. Além disso, tudo fica registrado, o que facilita a geração de relatórios.

As empresas e os colaboradores só têm a ganhar quando a viagem é bem planejada. Com os recursos técnicos necessários, esses compromissos são bem organizados e permitem mais agilidade em sua execução.

Agora que você já leu nosso texto sobre como organizar uma viagem de negócios, esse processo se tornou algo muito mais fácil, não é verdade? Se você quer saber como utilizar o serviço de self booking ou outra ferramenta, entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas.