11 dicas imperdíveis para elaborar o orçamento de viagem corporativa

As viagens corporativas têm um papel muito importante em muitas empresas. No entanto, para que elas sejam feitas de forma organizada é preciso que se tenha um orçamento de viagem bem-estruturado e preciso para evitar gastos desnecessários e prejuízos à produtividade do colaborador.

Esse tipo de viagem é essencial para o crescimento profissional e individual dos funcionários. Além disso, nessas oportunidades é possível estabelecer novas parcerias, ampliar os negócios e fazer que a companhia fique mais conhecida no mercado.

Para que tudo corra bem, ao fazer o planejamento desse tipo de viagem, é preciso tomar alguns cuidados. Quer saber como facilitar esse processo? Continue a leitura deste texto e confira 11 dicas imperdíveis para elaborar o orçamento de viagem corporativa da melhor forma possível.

Qual a importância do orçamento de viagem?

Muitas empresas têm dificuldade para controlar as despesas com as viagens corporativas. Com isso, manter os custos dessas atividades sob controle torna-se um desafio. É, portanto, muito importante fazer desse gerenciamento uma prioridade.

É comum que as viagens corporativas tenham de ser planejadas com pouca antecedência — o que diminui as chances de economizar. Mesmo assim, algumas ações podem ser benéficas quando se busca manter o orçamento de viagem sob controle.

Nesse sentido, o primeiro passo é mapear e entender como se comportam os custos com esse tipo de viagem. Além disso, vale a pena estabelecer um conjunto de políticas de viagem para reconhecer quais são as formas de reduzir os impactos financeiros mesmo quando houver pouco tempo para o planejamento e a negociação de tarifas.

Como elaborar um orçamento de viagem corporativa?

1. Identifique quais são os gastos de viagem

Tudo o que envolve a realização da viagem é um gasto para a empresa. Para começar a organizá-la, é essencial identificar quais são os custos inevitáveis. Para ajudar nesse planejamento, pode-se fazer uma lista de itens imprescindíveis, como:

• passagens;
• hospedagem;
• alimentação;
• transporte entre aeroporto, hotel e local de trabalho;
• seguro-viagem.

Esses são apenas alguns dos gastos que aparecem nesse tipo de atividade. Para adequar essa lista à situação de cada empreendimento, pode-se fazer uma análise das viagens já feitas para identificar quais são os custos mais recorrentes.

2. Faça pesquisa de preços

A partir da identificação dos gastos, os gestores devem começar a pesquisar os preços para conhecer os serviços disponíveis na cidade para onde o colaborador vai viajar. Os itens apresentados no tópico anterior são apenas uma referência para orientar quais serão as possíveis despesas.

Após o levantamento, o setor responsável pelas viagens pode iniciar uma pesquisa de quais fornecedores oferecem um serviço compatível com o orçamento disponível. Dessa forma, fica mais fácil fazer a comparação do custo-benefício.

Como os preços variam entre as empresas e as cidades, é importante que a pesquisa seja feita para cada viagem planejada. Se um calendário for definido previamente, o setor responsável pode tentar se organizar para analisar promoções e, assim, comprar as passagens, fazer as reservas de hotel e as contratações de serviços com antecedência.

3. Padronize elementos da viagem

Para facilitar o orçamento de viagem corporativa, vale padronizar alguns elementos dos roteiros. Isso porque quanto mais previsíveis forem as viagens, mais fácil será determinar os valores envolvidos.

Pode-se determinar, por exemplo, que, em viagens internacionais, o embarque seja sempre à noite. Isso vai fazer com que, em geral, o voo chegue ao destino no fim da manhã. Isso evita que seja necessário pagar por check-ins antecipados ou tardios nos hotéis — é comum que os horários de check-in variem entre 12h e 16h e movimentações fora desse período podem requerer pagamentos extras.

Outro aspecto importante é a elaboração do roteiro da viagem (e, se possível, de uma agenda completa). Isso ajuda o viajante a manter o foco e evita distrações, o que pode fazer com que ele gaste mais do que o estimado.

4. Elabore um cronograma das viagens regulares

Saber quantas viagens os profissionais da empresa fazem por mês ajuda a controlar os gastos com esses deslocamentos, especialmente quando se tem um cronograma que mostra quais são as próximas saídas de modo a permitir seu planejamento.

5. Crie parcerias com fornecedores

Depois de pesquisar sobre os fornecedores, é possível estabelecer parcerias com companhias de táxi, aplicativos de transporte, hotéis, atrações e restaurantes, entre outros. Se São Paulo for um dos destinos mais frequentes dos profissionais, por exemplo, pode-se procurar prestadoras de serviços locais e comparar seus preços.

Nesses contatos, os fornecedores podem oferecer tarifas mais vantajosas e preços mais baixos. Além disso, se surgir uma viagem de última hora, esses parceiros podem ajudar a resolver os problemas se houver um relacionamento já estabelecido.

6. Estabeleça as características das viagens

É essencial definir as características das viagens: destinos, objetivos, tempo máximo de estadia, entre outros. Isso porque elas podem ter impacto significativo no orçamento de viagem corporativa, já que tudo o que envolve esse itinerário é um gasto para a empresa.

Em visitas a clientes, por exemplo, é importante levá-los para almoçar ou jantar — e isso deve ser incluído no orçamento de viagem. Quando se vai ao exterior, é preciso lembrar de que há a conversão cambial (o que altera o orçamento previsto).

Por isso, estabelecer as características das viagens ajuda a identificar quais gastos não podem ser evitados, como passagens, hospedagem, transporte, alimentação e assim por diante. Além disso, essa ação permite analisar e adequar a lista ao contexto da organização.

7. Defina quais são as políticas de viagem da empresa

As políticas de viagem são um conjunto de diretrizes e normas para determinar como as viagens devem ser realizadas. O objetivo de criar essas regras é estabelecer padrões que permitam o controle e a otimização dos gastos, bem como a otimização do tempo e a promoção da qualidade.

Nesse documento, os gestores também definem qual deve ser o código de conduta dos funcionários quando estiverem em viagens a trabalho. É a partir dessas normas que o setor de viagens sabe como organizar o roteiro, comprar as passagens, fazer as reservas de hotel e contratar os demais serviços. Para ajudá-lo a criar a política de viagens, destacamos alguns aspectos a serem definidos:

• as responsabilidades do viajante;
• as empresas parceiras;
• os deveres da agência de viagem;
• os deveres dos fornecedores de serviço;
• a hospedagem indicada;
• os fornecedores preferenciais;
• as políticas para voos nacionais e internacionais;
• as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis;
• como o relatório de viagem deve ser feito;
• os possíveis usos do cartão corporativo;
• as outras formas de pagamentos.

Essas são algumas sugestões que a empresa pode adotar para organizar uma política de viagem. Além disso, quando essas normas forem definidas, é fundamental que os gestores repassem as informações para os colaboradores.

8. Incentive a produção de relatórios de prestação de contas

Os relatórios de prestação de contas ajudam a não extrapolar o orçamento. Isso porque o viajante pode registrar os gastos realizados em seus compromissos, como táxis, alimentação e outros. Assim, fica mais fácil comparar os custos e o orçamento disponível para a viagem.

9. Controle o reembolso de despesas

O controle adequado do reembolso de despesas é essencial para evitar falhas, atrasos e fraudes que prejudiquem a empresa. Uma das opções é automatizar esse processo para permitir que o gestor tenha uma visão em tempo real do cenário e acompanhe as despesas.

Dessa forma, o controle e a aprovação das despesas e outros gastos corporativos são feitos on-line. Com isso, o colaborador pode ter suas despesas reembolsadas corretamente.

10. Esteja preparado para imprevistos

Prever custos é essencial no planejamento de viagens corporativas. Por isso, também é importante considerar que imprevistos de diferentes naturezas podem acontecer durante a rotina de viagem.

Alguns incidentes são cobertos por seguro (como a perda de bagagem ou emergências médicas), mas aqueles relacionados ao objeto da viagem (a necessidade de extensão da estadia para terminar uma implementação, por exemplo) representam mais gastos com a permanência da equipe no local (diárias de hotel, refeições e transporte).

Quando se define o orçamento de viagem corporativa, é importante deixar uma margem reservada para essas eventualidades. Uma boa ideia é separar um percentual do orçamento para essas despesas — e lembre-se: quanto maior o gasto previsto para a viagem, maior deve ser essa margem.

11. Conte com o apoio de uma agência especializada

Organizar viagens corporativas pode dar muito trabalho, pois é preciso analisar diversos fatores influenciam o planejamento. Nesse caso, é preciso criar um setor que fique responsável por organizá-las.

Uma agência pode ajudar a organizar o planejamento da viagem da empresa. Isso porque elas têm experiência na prestação desse tipo de serviço — afinal, já têm contatos e até mesmo parcerias firmadas com os fornecedores mais adequados a cada contexto específico.

Além disso, as agências também podem oferecer outros benefícios, como rapidez nas reservas, praticidade no processo, controle dos custos por meio de relatórios de gastos, melhores preços e auxílio no planejamento.

Outra vantagem é que algumas dessas empresas oferecem cashback, que retorna parte do valor gasto na compra para que o cliente decida o que fazer com o crédito disponível. No caso de viagens, esse programa pode servir como forma de conseguir descontos em hotéis e passagens em companhias aéreas parceiras da agência.

Planejar e fazer o orçamento de viagem corporativa não é fácil, pois trata-se de um trabalho que requer muito tempo para fazer toda a organização. Gostou deste post? Quer saber mais sobre esse assunto? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.