Viagem a negócios: onde a economia pode custar caro

Como já falamos muitas vezes por aqui, garantir a máxima economia em uma viagem a negócios é fundamental para as empresas. Mas é preciso ter cautela, já que algumas situações podem transformar a economia em uma despesa ainda maior.

Confira a seguir alguns pontos de atenção ao planejar a próxima viagem a negócios para economizar de verdade em todo o processo.

Atenção às passagens com preços promocionais

Um dos principais cuidados ao planejar uma viagem, seja a lazer ou corporativa, é fazer um planejamento antecipado. Assim é possível garantir os melhores preços para as passagens áreas.

Contudo, é preciso ter atenção às condições impostas por cada modalidade de passagens e as regras de cada companhia.

Verifique o número de conexões (falaremos mais disso a seguir) e qual é a política de cancelamento – assim é possível não ter prejuízo caso seja necessário remarcar as passagens nos casos de cancelamento do compromisso.

Com a mudança nas regras da bagagem, é importante também checar a franquia coberta, já que os custos de contratação de bagagem extra podem muitas vezes superar o valor economizado na compra.

Para isso, o segredo é fazer um cronograma eficiente de viagens para o ano e contar com uma boa ferramenta de planejamento de viagens, como a etrip. Através dela, as empresas podem economizar até 20% nos gastos com viagens.

Contratação do seguro-viagem para viagens a negócios

A contratação do seguro-viagem é importante em qualquer tipo de viagem – ainda mais nos casos de uma viagem a negócios.

Do ponto de vista jurídico, as empresas são responsáveis pela segurança e o bem-estar de seus funcionários durante todo o período. Então o seguro-viagem é uma garantia extra de controle do orçamento no caso de imprevistos.

Além disso, a cobertura vai muito além dos atendimentos de emergência e suporte em caso de acidente, doenças e falecimento. Despesas como extravio de bagagens, possíveis taxas de cancelamento de hospedagem e passagens áreas e até auxílio jurídico podem fazer parte, conforme o tipo de seguro contratado.

Conexões para passagens áreas

Ao cotar passagens áreas, é possível ver que aquelas que apresentam uma ou mais conexões podem ser mais baratas que os voos diretos.

O problema disso é que conexões obrigam os funcionários a passarem longos períodos em aeroportos. O que aumenta os custos com alimentação e acomodação.

Além disso, é preciso pensar no desgaste de funcionário em trânsito – que pode não render adequadamente no compromisso que motivou a viagem a negócios – e no acúmulo de horas extras.

Escolha do aeroporto em uma viagem a negócios

Muitas empresas tendem a fazer a escolha de aeroporto baseada nos preços das passagens disponíveis para o trecho. Mas é importante considerar uma série de outras variáveis.

O uso de aeroportos regionais, por exemplo, não pode ser subestimado. Apesar de muitos deles oferecerem passagens com custos mais elevados, outros pontos garantem a economia, como:

Tempo de transporte: aeroportos regionais costumam ser mais próximos dos grandes centros, o que economiza no custo do transporte e no tempo gasto pelo funcionário para chegar até lá. Essa economia de tempo se traduz em mais produtividade;
Custos das taxas de embarque: aeroportos internacionais tendem a cobrar taxas mais altas de embarque.
Economia de tempo: aeroportos regionais ficam mais perto do centro da cidade e são menores. Com isso, seu colaborador gasta menos tempo indo até lá, taxiando na pista, recuperando a bagagem e na hora de desembarcar e partir para seu compromisso.

Localização do hotel

Ficar em um local mais afastado, mesmo que ele seja muito mais barato, pode não compensar quando o funcionário tem compromissos agendados pela cidade. Isso vai custar mais tempo e dinheiro, aumentando os gastos com transportes e tornando a viagem mais cara.

Por isso verifique se as opções de hospedagem são de fácil acesso e se possuem estações de metrô e corredores de ônibus próximos.

Assim seu funcionário economiza tempo e dinheiro indo de um compromisso a outro, evita atrasos e garante a boa imagem da empresa com clientes e parceiros.

Tipo de transporte em viagens curtas

O custo de viagens de carro ou ônibus pode ser menor se comparado ao avião, especialmente se houver mais de um funcionário na mesma viagem a negócios.

Para saber se essa conta compensa, vale colocar na ponta do lápis o tempo total necessário para o trajeto, gastos com combustível e pedágios, além do valor homem/hora de cada funcionário envolvido.

Como você pode ver, existem muitas variáveis que determinam a economia em uma viagem a negócios.

Com as ferramentas de gestão da etrip sua empresa pode controlar todos os gastos de viagens. E ainda encontrar opções de voos, hospedagem e aluguel de carros de uma forma rápida, prática e econômica.