Pontos importantes em uma Política de Viagens Corporativas

As viagens corporativas estão ganhando cada vez mais importância no mundo dos negócios, porém nem sempre é fácil programar o deslocamento e garantir o bem  estar dos seus funcionários, além de buscar maior economia para a empresa.

Ter uma politica de viagens planejada e implantada em sua empresa é a solução para diminuir gastos sem comprometer a qualidade da viagem!

É através desse documento pré estabelecido, que o gestor pode antecipar e tomar as precauções necessárias para imprevistos, além de otimizar o tempo para pensar em todos os detalhes fundamentais.

Aqui separamos algumas dicas para ajudar você e sua empresa nas viagens corporativas, visando à redução de custos e o conforto do funcionário viajor.

Planejando uma politica de viagens para sua corporação

Entre os principais pontos que a politica de viagens deve conter, estão informações como: quais documentos seus funcionários devem apresentar, como funciona o procedimento dos deslocamentos, um limite definido de gastos diários (hotel, meio de transporte, refeições), a política de reembolso, um budget especial para imprevistos e quaisquer assuntos que os gestores e o setor financeiro acharem essenciais para serem abordados.

Também é indispensável especificar na sua politica de viagens os nomes e títulos dos funcionários e superiores da empresa que podem solicitar e aprovar deslocamentos corporativos.

Quais as vantagens?

Com esse documento em mãos, sua empresa é capaz de montar uma programação de viagens com antecedência, como por exemplo, um esboço de todos os eventos e reuniões que irão acontecer e requerem o deslocamento de um funcionário.

Com a facilidade de poder determinar datas e locais prematuramente, é possível economizar em toda a transação de compra de passagens e acomodações, uma vez que o tempo para checar preços, promoções e opções é mais longo.

Ter uma politica de viagens pronta e própria para sua empresa é uma das melhores estratégias para manter o orçamento controlado. Afinal, uma boa organização é imprescindível para a administração de recursos econômicos.

Pergunte a opinião de seus funcionários

Porque não pedir o parecer dos funcionários também? As sugestões dos viajantes corporativos, principalmente por sua experiência, podem ser de suma importância para uma boa politica de viagens.

Use o know how deles para montar as minúcias do documento, assim sua empresa trabalhará com metas realistas e personalizadas, que vão de acordo com as necessidades reais acerca da viagem.

Adote procedimentos de segurança

Elabore um formulário ou uma planilha que contenha o motivo da viagem, quantos funcionários devem se deslocar e qual o cronograma.

Peça para os funcionários viajantes preencherem os itinerários – como tempo de viagens em voos, carros, etc., esmiuçando os horários de embarque e desembarque, endereços e telefones dos hotéis e um número de celular para que possam ser contatados em situações de emergências e entreguem esse documento para o setor responsável dos recursos humanos.

Essa técnica além de ser usada para segurança dos próprios funcionários, também pode ser usada para gerência de gastos.

Outra dica importante é manter as despesas monitoradas, assim o departamento financeiro poderá analisar e usar as informações coletadas para prever os custos e montar orçamentos para viagens futuras.

Mantenha a política de viagens pública

Depois de implantada, certifique-se que todos os funcionários tenham à disposição a politica de viagens da empresa, assim como um guia de explicações dos pontos do documento, acessível à equipe inteira da corporação.

Desse modo, todo seu pessoal saberá de como a empresa deve se comportar em viagens empresariais.

Conte com a ajuda de agência de viagens corporativas

As agências de viagens especializadas conhecem todos os procedimentos e as melhores práticas a se implementar durante todo o processo do deslocamento de funcionários, desde o planejamento da sua política de viagem até o check-out.

Com a assistência personalizada da Tour House, seus funcionários viajantes terão mais segurança e conforto, e a sua gerência o acesso a todos os pormenores da viagem, podendo controlar a operação da melhor forma e com o menor gasto.

Ainda com dúvidas sobre como aderir à uma política de viagem na sua empresa?

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