Dicas para gerenciar o tempo na viagem corporativa - etrip

Dicas para gerenciar o tempo na viagem corporativa

Viagens corporativas trazem retornos positivos às empresas. Por meio delas, é possível manter e expandir relações com clientes, marcar presença em eventos, monitorar sedes externas, atrair investidores e demais ações importantes para os negócios. No entanto, o deslocamento será benéfico apenas com uma boa organização e estratégia.

Um dos maiores desafios é otimizar o tempo para que seja uma viagem produtiva. Gerenciar bem os horários desde o planejamento até o desembarque evita transtornos como atrasos e gastos desnecessários, o que proporciona um melhor aproveitamento dessa experiência.

Precisa de ajuda para não cometer erros? Listamos algumas dicas para gerenciar o tempo em viagens a trabalho, confira!

Planeje sua viagem corporativa com antecedência

Como em qualquer viagem, deixar para resolver os trâmites de última hora é arriscado. Compra de passagens, reserva em hotéis, agendar compromissos, tudo isso deve ser organizado antecipadamente.

Com o relógio ao seu favor, você terá maior flexibilidade para pesquisar tarifas mais baratas, quais melhores dias e horários para embarcar e escolher hotéis próximos às reuniões e eventos. Todos esses detalhes geram economia nos gastos da viagem.

Antes do embarque, para agilizar, você pode: 

  • Optar por check-in online.
  • Não despachar sua bagagem. Inclusive, algumas companhias oferecem desconto para quem não as despacha, saiba mais.
  • Reservar o meio de transporte até o aeroporto com antecedência.
  • Evite carregar objetos metálicos para não se atrasar durante o controle de segurança do aeroporto.

Tenha a tecnologia como sua aliada

Recursos tecnológicos podem te auxiliar a não perder tempo durante sua estadia. Existem aplicativos específicos que podem ser úteis a diferentes propósitos, como:

  • Alimentação. Para facilitar a tarefa de encontrar restaurantes em um ambiente desconhecido, utilize aplicativos capazes de apontar quais estabelecimentos estão mais próximos de sua estadia. Ex.: Foodspotting.
  • Transporte. Perder-se durante o caminho pode ser bastante problemático em uma viagem corporativa. Diferente de um passeio a lazer, todo compromisso tem hora marcada e é importante ser pontual. Recursos como o Google Maps, além de evitar esse inconveniente, apontam quais as melhores rotas para chegar ao destino.
  • Organização de documentos e relatórios. Há ferramentas para dispositivos móveis capazes de scannear documentos. Ao invés de perder tempo organizando toda a papelada física, basta enviar o arquivo digital para seu e-mail ou armazenamento em nuvem. Quanto aos relatórios, escrevê-los a mão é cansativo e menos ágil, a tecnologia te auxilia nisso com aplicativos como o Office 365.

Prepare-se antes das reuniões

É importante que todos os encontros durante a viagem sejam produtivos. Caso contrário, não será possível trazer dados e resultados relevantes a empresa no retorno, logo o deslocamento terá sido uma perda de tempo e dinheiro para a empresa.

Para evitar essa hipótese e fazer valer a estadia, faça listas antes de todas as reuniões. Lembre-se de:

  • Determinar quais pautas precisam ser levantadas.
  • Selecionar os assuntos a serem resolvidos.
  • Preparar o material para apresentações com antecedência.
  • Não esquecer de confirmar quem estará presente para ter uma noção de quais perguntas e troca de ideias precisarão ser feitas.

Descanse antes da viagem

Pode parecer uma dica irrelevante, porém, manter seu bem estar físico e mental interfere diretamente no seu bom rendimento. Como organizar seus dias e produzir com noites mal dormidas ou cansaço extremo? É preciso estar bem disposto para ter êxito durante a viagem.

Caso esteja indo para um destino internacional, o fuso-horário pode atrapalhá-lo. Evite o efeito Jet lag (mal estar causado pela descompensação horária), descansando antes do embarque. Optar por remédios para dormir, exagerar na cafeína ou energéticos durante a estadia não é recomendável e pode aumentar sua fadiga. É recomendável investir em um cardápio saudável e ajustar o relógio dias antes do voo para se adaptar.

Na posição de administrador, procure não sobrecarregar o funcionário antes do embarque.

Mantenha o foco

Por que essa viagem é importante? Qual é o seu principal objetivo? Perguntas como essas são importantes para estabelecer o foco e evitar dispersões durante a estadia. O intuito é fechar acordo com algum cliente? Então essa terá de ser a prioridade, não resolva outras questões e deixe o primordial para última hora. Por mais que pareça óbvio, reforçar isso em sua mente é importante para um bom proveito do descolamento.

Conte com uma agência para viagens a negócios

Contar com uma agência de viagem especializada em viagens a negócios aumenta as chances de tudo ocorrer como o desejado de modo ágil e eficaz. Se ela for online, como é o caso da etrip, tanto a compra quanto o controle de gastos são dinâmicos e em tempo real. Saiba como a etrip pode otimizar tempo e o orçamento da sua empresa em viagens corporativas clicando aqui

 

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