Saiba tudo sobre a ferramenta ITM Budget Control

Fazer o controle orçamentário é uma das tarefas mais importantes dentro de uma empresa. Um bom controle financeiro é tão essencial que pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto. E quando se trata de viagens corporativas, isso se torna ainda mais real.

Isso porque viagens corporativas são reconhecidamente difíceis para o orçamento das companhias. Por isso, é sempre bom descobrir maneiras de manter o controle sobre ele e economizar mais. E é aqui que entra o ITM Budget Control – uma ferramenta para ajudá-lo a controlar o orçamento das viagens a negócios em sua empresa.

Saiba mais!

O que é ITM Budget Control?

O ITM Budget Control é uma ferramenta de controle de orçamento que trabalha de forma preventiva – ou seja, só aprova as viagens corporativas caso a empresa tenha recursos disponíveis, bloqueando o sistema quando o orçamento não é suficiente.

O cliente tem acesso a gráficos, dados e informações que facilitam o controle financeiro e garantem uma viagem mais econômica e efetiva. Com essa ferramenta, é possível armazenar e analisar dados sobre suas viagens, prever gastos e organizá-los para serem utilizados de maneira eficiente.

O que o ITM Budget Control pode fazer?

Mas quais são as funções do ITM Budget Control e como elas podem ajudá-lo a diminuir as despesas em viagens corporativas na sua empresa? Veja abaixo quais são algumas dessas funções e entenda como elas podem auxiliar no planejamento de viagens:

Definir a política de viagens

Do mesmo modo, o ITM Budget Control permite que a empresa defina sua política de viagens e inclua no sistema todas as informações relevantes para esse planejamento. É possível determinar o orçamento máximo destinado às viagens e os motivos que levam a viagens corporativas.

Com isso em mente, pode-se planejar viagens com mais cuidado, sem se esquecer de nenhum detalhe, e procurar as melhores maneiras de economizar.

Controlar aportes esporádicos e programados

O ITM Budget Control permite que seus usuários façam um controle de orçamento rígido, incluindo os aportes mensais da empresa destinados ao planejamento de viagens. Além disso, é possível definir o que é um aporte programado e o que é esporádico, para que o programa saiba o que esperar dos próximos meses.

Fazer a gestão de orçamento

Essa é a principal função da ferramenta. Com ela, é possível controlar todo o orçamento disponível para viagens corporativas da maneira que for mais efetiva para a empresa, além de analisar onde o dinheiro está sendo gasto em cada deslocamento.

A empresa pode, por exemplo, inserir o orçamento  disponível para a viagem corporativa. Então, fazer uma estimativa de quanto será a soma de todas as despesas. Depois da viagem, a empresa pode inserir no sistema o valor gasto real, para comparar com o valor estimado e usar como referência para viagens futuras.

Fazer o agrupamento de centros de custo por área

Outra maneira de controlar o orçamento por meio dessa ferramenta é utilizando o agrupamento de centros de custo por área. Com ele, é possível descobrir o quanto é gasto em cada detalhe da viagem – o que sai mais caro, a hospedagem ou o voo? O quanto está sendo gasto em serviço de transporte terrestre? Respondendo a essas perguntas, a empresa pode descobrir como economizar mais.

Controlar o orçamento por período

Também é possível controlar o orçamento destinado às viagens corporativas de acordo com a época. Muitas vezes, eventos, congressos e reuniões são sazonais em determinadas áreas. O começo do ano, por exemplo, tende a ter mais reuniões para encontrar novos clientes e fornecedores. Eventos e congressos, por outro lado, são mais comuns na segunda metade do ano.

O ITM Budget Control permite que o usuário aumente ou diminua o orçamento máximo de acordo com a época do ano, otimizando os recursos da empresa para quando ela mais precisa.

Esses são alguns dos motivos pelos quais a Tour House utiliza o ITM Budget Control. Garantindo mais praticidade e economia, podemos oferecer sempre o melhor serviço aos nossos clientes.