Como garantir o cumprimento da Política de Viagens?

Viagens corporativas representam um investimento financeiro significativo para as empresas. Para que os gastos sejam bem controlados e o retorno positivo, é importante que exista controle e um bom planejamento. A Política de Viagens Corporativas tem justamente esse objetivo: definir regras para que os custos de cada serviço dentro do orçamento disponível sejam mantidos e evitem-se problemas como atrasos ou imprevistos.

No entanto, de nada adianta estabelecer constantemente os termos se não houver comprometimento dos viajantes e uma organização das metas. Afinal, como garantir que esse documento seja cumprido? Contar com a ajuda de meios tecnológicos pode ser útil para resolver essa questão. Confira como as plataformas digitais da Tour House podem te ajudar:

Reservas e emissões de passagens 

Ao invés de perder tempo calculando os valores de cada reserva e passagens em planilhas, disponha de uma ferramenta digital especializada. O ITM Travel – International Travel Management é um sistema de Self-booking* responsável por reservas de hotéis, emissão de passagens aéreas, locações de automóveis e ainda garante o controle de serviços como documentação, vistos, passaportes e seguro viagem.

*Mas o que é Self-booking?

Self-booking é um software que permite aos funcionários e passageiros a realização de reservas e emissões apenas de acordo com a Política de Viagens, o que garante maior controle financeiro à empresa.

Acompanhamento dos gastos 

Antes do embarque, os funcionários devem estar cientes sobre quais gastos ficarão por conta da empresa (tendo como base a Política de Viagens) e sabem que terão de prestar contas. No entanto, esperar que todos tragam as notas fiscais dos serviços de alimentação, transporte, entre outros, pode ser complicado. Além da possibilidade de haver perda ou esquecimento de alguns comprovantes, preencher uma planilha para registrar todos os valores posteriormente levará tempo.

Pensando nisso, foi desenvolvido o ITM Expense Management – Gestão de Despesas com Verbas de Representação – sistema que permite o gerenciamento e prestação de contas de modo mais ágil e prático. Por meio dele, o usuário consegue gravar notas das despesas e realizar toda prestação de contas utilizando seu dispositivo móvel. Esse processo diminui possíveis erros manuais e evita fraudes na hora do acompanhamento dos gastos.

Noção de investimento

O resultado alcançado em uma viagem corporativa está diretamente ligado ao investimento que lhe foi aplicado. Quanto melhor for a estratégia, maior são as chances de um retorno positivo, portanto, é preciso agir com cautela.

O TH Intelligente (BI Tour House) é uma tecnologia de ponta que auxilia a organização de sua Política de Viagens. Por meio dela, será possível ter uma visão mais apurada dos investimentos em suas viagens, pois sua plataforma conta com diversos tipos de análises de indicadores. Desta forma, os gestores tomarão decisões mais conscientes para evitar equívocos e prejuízos.

Vale ressaltar que a Política de Viagens é um documento frequentemente renovado. Contar com a análise de informações em uma ferramenta digital como a TH Intelligente garante um gerenciamento mais exato, o que facilita a identificação de qual estratégia é mais eficaz para as próximas viagens.

Cumprimento das tarefas 

Em uma viagem internacional é importante que todas as tarefas estipuladas sejam cumpridas. Portanto, se comunicar frequentemente com os viajantes é um meio de reforçar as ações que precisam ser concluídas até o fim da estadia ou tirar dúvidas sobre como andam os processos.

Utilizar um pacote de dados comum pode não ser tão econômico. A SG Mobile é um serviço de telefonia móvel que garante uma redução de até 60% nos gastos com dados e voz. Essa tecnologia ainda permite a inclusão de até oito números em um mesmo chip, o que permitirá tarifas locais

Controle Orçamentário

Como ter controle diante do orçamento estabelecido pela Política de Viagens? Alinhar a escolha dos serviços de viagem com o valor limite estabelecido no documento pode dar trabalho. Uma plataforma que pode ajudar nessa tarefa é o ITM Budget Control – Sistema para Controle Orçamentário.

Por meio dele é possível ter uma noção mais apurada de sua gestão utilizando visões gráficas e periódicas. Além disso, o Sistema permite um controle por unidade de negócios e agrupamento de projetos. inclusive, por meio da tecnologia, será possível utilizar dados como base a fim de melhorar planejamentos futuros.

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