O que é uma agência de viagens corporativas e quais seus benefícios

Uma prática muito comum em empresas de pequeno, médio e grande porte é a realização de viagens para determinadas finalidades: reunião com fornecedores, reunião de prospecção de clientes, participação em congressos, feiras e eventos do segmento, ou viagens de incentivo para os colaboradores. Afinal de contas, encontros presenciais continuam sendo a alavanca para impulsionar certos negócios, apesar de a revolução tecnológica estar presente nas corporações, possibilitando a realização de reuniões virtuais.

Porém, nem todas as empresas contam com um departamento ou colaboradores específicos para o planejamento de cada viagem. E se existe, nem sempre é possível realizá-lo de forma eficiente e econômica.

A boa notícia é que empresas de todos os portes e segmentos podem contratar uma agência de viagens corporativas. Mas você sabe exatamente como funciona esse tipo de empresa e quais as vantagens ao contar com esse serviço? É o que você vai conhecer no post de hoje.

O papel de uma agência de viagens corporativas

Também chamadas de Travel Management Companies (TMCs), as agência de viagens corporativas são empresas especializadas em gerir as políticas de viagens de seus clientes.

Elas vão muito além da simples compra de passagens aéreas e reservas de hotéis, e ajudam o cliente a compreender todo o cenário da viagem e a resolver cada questão relacionada a ela, oferecendo uma verdadeira consultoria e soluções para a resolução de todos os processos envolvidos.

A agência, portanto, trabalha em prol de proporcionar uma melhor experiência de viagem, de forma que ela tenha sucesso e a um custo reduzido. Além disso, algumas agências trabalham na implantação de ferramentas tecnológicas e soluções que facilitam ainda mais os processos internos das empresas, que podem acompanhar cada etapa do processo de planejamento e execução das viagens corporativas.

Para que isso seja possível, o consultor da TMC precisará entender o trabalho da empresa cliente, bem como suas necessidades e seus processos gerenciais. Dessa forma, serão traçadas todas as diretrizes para que cada viagem seja realizada com sucesso, atendendo aos anseios e expectativas dos clientes.

As vantagens de se contratar uma agência de viagens corporativas

Ao contrário do que possa parecer, contratar o serviço de uma TMC pode ser um excelente custo-benefício para a empresa. A seguir, conheça alguns deles.

Ela traz eficiência à empresa

Por conhecerem a fundo todos os detalhes e processos envolvidos em viagens, os profissionais de uma agência de viagens corporativas são bem mais eficientes na resolução de questões burocráticas, como a emissão de certos documentos, por exemplo.

Para a empresa cliente, isso traz uma grande vantagem de economia de tempo, pois não será preciso que os colaboradores da empresa percam horas e dias pesquisando salas de reunião para aluguel, hotéis, transporte, preços de passagens aéreas e promoções de outros prestadores de serviços.

Ela garante o fácil acesso e controle dos processos

Com o uso da tecnologia, é possível acompanhar todos os processos que estão sendo definidos para a viagem em tempo real, e ainda continuar acompanhando durante a própria viagem.

Detalhes como as despesas que estão sendo feitas com o cartão corporativo ajudam, por exemplo, a realizar ajustes e correções em caso de problemas. Dessa forma, evitam-se desperdícios e gastos desnecessários.

Ela proporciona economia à empresa contratante

Pelo simples fato de uma agência de viagens corporativas atender a diversas empresas, ela consegue negociar em volume o que um cliente não conseguiria sozinho. Nesse sentido, despesas com hotéis, aluguéis de carro e passagens aéreas saem mais em conta, garantindo ainda mais economia ao contratante.

Ela oferece segurança e assistência ao viajante corporativo

Agências sérias oferecem atendimento e assistência aos clientes 24 horas, mesmo estando o viajante corporativo em um fuso horário muito diferente. Equipes são escaladas para prestarem auxílio e sanarem dúvidas de forma a melhorar a experiência do cliente.

Nesse sentido, as pequenas e médias empresas contam com estrutura de excelência a um bom custo-benefício, conseguindo realizar a gestão adequada e a adoção de uma política de viagens que garanta a continuidade dos benefícios.

Baixe também nosso e-book “Gerenciamento de despesas”