Entenda por que é mais vantajoso automatizar os processos das viagens

Automatizar processos em uma empresa gera mais eficiência, melhor aproveitamento de tempo e redução dos custos. O processo de automatização compreende a integração de sistema e a sistemática substituição de atividades praticadas por humanos pela tecnologia integrada.

Um dos maiores atrativos à automatização é sem dúvidas a redução de custos. As viagens corporativas são uma das maiores fontes de despesas em uma empresa e a redução de custos proporcionada pela automatização de processos pode ser um grande atrativo no setor.

Mas além da economia, a automação permite uma otimização de tempo, o que possibilita que os gestores foquem em assuntos relacionados à área de atuação da empresa.

Uma das atividades que mais demanda tempo é o agendamento de viagens corporativas. Dessa forma a automação dos processos pode trazer mais agilidade aos colaboradores responsáveis pela gestão e planejamento de viagens.

Conheça melhor os serviços e descubra como a automatização de processos em viagens corporativas pode ajudar a sua empresa.

Confira as principais vantagens de automatizar processos em viagens corporativas

Eliminação de custos desnecessários

A automatização gera resultados concretos a partir de um processo testado e aprovado. Um profissional capacitado é responsável por fazer os contatos com as empresas certas e gerar um custo de produção mais baixo. 

Processos coordenados de forma adequada impedem gastos desnecessários e aceleram resultados. Ao considerarmos as viagens corporativas como a terceira maior fonte de despesas na folha de pagamento, entendemos a relevância da automatização nesse processo, especialmente para a saúde financeira do empreendimento.

Automatizar processos pode levar a empresa a uma economia de até 25% com viagens corporativas. 

Otimização do tempo do gestor

A prática de viagens corporativas viabiliza vendas, contatos, conhecimento, network entre outras ações imprescindíveis para o crescimento da organização. 

Ao contratar uma empresa especializada em automatização de processos de viagens, o gestor pode utilizar o seu tempo para o planejamento de detalhes operacionais referentes à viagem. Automatizar os processos das viagens corporativas permite que serviços como a compra de passagens aéreas e hospedagem, por exemplo, sejam direcionados de acordo com as necessidades do gestor. 

Uma viagem bem orientada faz com que o gestor possa, inclusive, planejar melhor o objetivo na chegada ao destino. Por exemplo, caso um gestor seja convidado para apresentar os resultados da empresa depois de adotar um método inovador, será possível alta concentração na captação de números que demonstrem esses resultados, bem como na preparação da palestra.

A preocupação com a logística que envolve uma viagem não pode tirar o foco do gestor daquilo que a motivou.

Emissão de relatórios otimizada

Montar relatórios, apesar de ser uma prática necessária, demanda muito tempo dos colaboradores. Porém quando se trata de viagens corporativas é fundamental documentar os gastos para entender a viabilidade do deslocamento. Ao automatizar processos é possível obter um relatório detalhado com as informações realmente úteis para o gestor.

É possível selecionar os tópicos para análise, assim como escalonar os valores de referência para cada tópico. Os relatórios de viagem passam a ser feitos com base em necessidades reais da empresa. 

Além do colaborador não precisar se deslocar para uma área que não está relacionada diretamente ao seu trabalho, mantendo a rotina empresarial em dia, o gestor poderá extrair os dados de forma otimizada e avaliar o benefício em relação ao custo da viagem corporativa.

Contratação de serviços com melhor custo-benefício

E por falar em custo-benefício, ao contratar uma empresa especializada em automatizar processos de viagens o seu negócio pode obter em viagens corporativas benefícios que não seriam possíveis em uma contratação direta. Uma agência especializada é capaz de obter os melhores preços de passagens, por exemplo, por lidar com um maior giro de contratação de serviços. 

Comodidade para a equipe

A automatização de serviços permite maior comodidade tanto para a equipe que se desloca quanto para a que fica na empresa. Ao delegar a automação de processos, a empresa contratante do serviço pode focar em planejamento e direcionar melhor o objetivo da viagem corporativa. É possível que o gestor priorize ações internas para potencializar os esforços da equipe que não se deslocou. 

E, para a equipe que se desloca, é possível conseguir melhores lugares em voos e hospedagem qualificada. Outra vantagem é o serviço de planejamento de transfer executivo, o que permite um deslocamento mais confortável e efetivo dos colaboradores.

O planejamento da viagem é fundamental para alcançar o sucesso. E uma agência especializada é capaz de garantir a eficácia de um bom plano.

Redução considerável na burocracia 

Os serviços de automação de processos das viagens corporativas utilizam softwares de gestão controlada. A maioria desses softwares possibilita um direcionamento da viagem de acordo com o perfil do viajante. Também é possível ter acesso direto a informações das companhias aéreas, locadoras de veículos e rede hoteleira.

Ao utilizar plataformas dedicadas é possível reduzir consideravelmente a burocracia em todo o processo, já que as informações de planejamento, agendamento e prestação de contas podem ser acessadas no mesmo lugar. 

Fatores como a redução de intermediários e a contratação de serviços a partir de contatos específicos permitem uma redução considerável em toda a burocracia que envolve uma viagem corporativa.

Investimento em tecnologia

Uma das maiores vantagens da contratação de uma agência especializada em automatização de processos de viagens é a certeza de uma viagem de sucesso. A tecnologia é grande aliada para minimizar os erros de uma viagem corporativa. Conheça as principais tecnologias para automatização de processos:

BI (Business Inteligence)

O BI (Business Inteligence ou Inteligência dos Negócios) é o processo de coleta, organização e análise de dados baseadas em um mapeamento de ações anteriores.

A tecnologia utilizada por agências especializadas em automatizar os processos em viagens corporativas utiliza softwares capazes de otimizar os dados e apresentar melhores resultados.

As planilhas manuais dão lugar aos dados pré-definidos e a análise permite que a empresa extraia os dados corretos para a otimização dos custos com viagens corporativas.

Aplicativos para smartphones possibilitam o self booking.

Os dados da viagem, assim como possíveis mudanças de horários e lugares, podem ser definidos a partir do smartphone. Aplicativos específicos permitem que o usuário obtenha informações em tempo real.

OBT (Online Booking Tool)

O OBT é uma ferramenta que permite ao colaborador fazer online o seu próprio agendamento e demais modificações no parâmetro de suas viagens. O sistema, quando bem integrado à política da empresa, define maior agilidade no self booking e no controle de despesas nas viagens.

Razões para contratar uma agência especializada

Uma agência especializada em automatização de processos de viagens pode oferecer descontos para compras contínuas, além de agilidade e desburocratização no processo. Caso ainda tenha dúvidas sobre a decisão de contratar uma agência para automatizar os processos de viagens, separamos alguns pontos que podem ajudar na sua decisão:

1. uma boa agência conhece os trâmites para compra de passagens, agendamento de hotéis e booking;
2. tem uma boa reputação junto a companhias aéreas;
3. pode garantir o serviço de transfer exclusivo;
4. os canais de comunicação especializados permitem que os problemas sejam solucionados de forma bem estruturada (suporte 24 horas);
5. possui estrutura para oferecer o suporte necessário antes e durante a viagem;
6. investe constantemente em tecnologia.

Esperamos que as informações deste post tenham elucidado as principais dúvidas e questões acerca da automatização de processos em viagens corporativas.

Para saber mais sobre o assunto e descobrir como uma agência pode ajudar a sua empresa a automatizar processos, visite o nosso site e conheça os nossos serviços!