Conheça os desafios do Gestor de Viagens Corporativas

As viagens de negócios são um item cada vez mais importante para as empresas. Apesar do avanço da tecnologia, com reuniões realizadas via Skype, muitas corporações precisam deslocar colaboradores para atender clientes ou visitar seus escritórios em locais variados. Por isso o papel do gestor de viagens corporativas torna-se cada vez mais essencial.

É preciso contar com alguém que possa organizar e gerenciar todos os detalhes de cada viagem e despesas incorridas a cada novo trecho. É sobre isso que vamos falar a seguir – então siga na leitura para saber mais.

O que é um gestor de viagens corporativas?

É importante esclarecer que este profissional não deve ser confundido com um agente de viagens. A função dele vai muito além de apenas reservar sua viagem.

Um gestor de viagens corporativas é aquele que vai garantir que os arranjos da viagem de um funcionário mantenham-se de acordo do começo ao fim. Sempre considerando o orçamento, a segurança, a eficiência e os compromissos.

Como as viagens podem ser uma grande despesa para as empresas, garantir a eficiência e eficácia deste processo é fundamental.

Expertise necessária para ser um bom gestor de viagens corporativas

O gestor de viagens corporativas deve possuir experiência em todas as áreas de gerenciamento de viagens – desde as reservas iniciais até a resolução de problemas enquanto os funcionários estiverem em campo.

Para isso, ele deve possuir total domínio da indústria do turismo e entender de gestão empresarial. Dessa forma, é possível unir o conhecimento sobre as práticas de turismo com a expertise administrativa de uma empresa.

Um diferencial é ter em seu currículo cursos de especialização na área, além do domínio avançado de idiomas. Isso ajuda especialmente na negociação com fornecedores de fora do País e para resolver questões burocráticas fora do território nacional.

Cinco vantagens de contar com um gestor de viagens corporativas

Veja a seguir cinco grandes razões para considerar um gestor de viagens corporativas para sua empresa.

1) Garantia da boa imagem da empresa

Os funcionários sempre possuem uma série de metas para garantir que sua viagem atinja os resultados de trabalho esperados.

Um gestor de viagens corporativas reduz o estresse do processo, cuidando de todos os detalhes e pesquisando cada parte da viagem que será realizada.

Isso reduz os riscos de voos e reuniões perdidos, deslocamentos mal programados e outros incidentes. Afinal, tudo é feito com antecedência e checado.

Dessa forma a rotina de compromissos – conferência, reunião ou visita – será sempre profissional, bem organizada e com o cronograma bem ajustado.

Tudo graças ao planejamento antecipado. E isso conta muitos pontos a favor de sua empresa.

2) Observação às questões legais e políticas

Muitos dos detalhes de uma viagem envolvem questões contratuais e observação às políticas da empresa.

Nesse momento, poder contar com um gestor de viagens corporativas faz toda a diferença. Cabe ao profissional assegurar que a política e os contratos sejam respeitados, além de garantir que sejam benéficos para a empresa e para o funcionário.

3) Produtividade e segurança do processo

O gestor de viagens corporativas otimiza o processo – assim o funcionário pode se focar realmente em suas atribuições, no dia a dia e durante a viagem.

Alguns arranjos podem ser elaborados, exigindo total expertise por parte do gestor, como:

• Obter vistos e a documentação necessária para o destino,
• Checar a obrigatoriedade de vacinas,
• Encontrar reservas de voos, hospedagem e transporte com o melhor custo x benefício,
• Estimar os custos e determinar o orçamento correto para a viagem.

É o gestor quem vai cuidar de questões como estas e resolver qualquer gargalo da operação, garantindo o sucesso da viagem.

4) Tecnologia a favor do sucesso da viagem

Como as viagens são uma parte importante do negócio, um gestor de viagens corporativas deve aproveitar toda a tecnologia disponível melhorar a eficiência dos processos.

Organização de e-tickets, controle das reservas, apps que facilitem a comunicação com funcionários durante as viagens e muito mais.

5) Controle total das despesas de viagem

Uma das obrigações de todo gestor de viagens corporativas é controlar o orçamento, garantindo que cada deslocamento ocorra da forma mais econômica possível.

A prestação de contas é uma das tarefas ligadas a essa questão. Através dos relatórios é possível checar as despesas, entender exatamente onde cada valor foi investido e identificar oportunidades de economia.

Para isso, é possível contar com plataformas de viagem corporativa – como a etrip, iniciativa do Grupo Tour House.

A etrip oferece um relatório completo das operações realizadas na plataforma (como reserva de hotéis, compra de passagens aéreas e aluguéis de carros). O que já reduz boa parte do trabalho na hora de elaborar um relatório completo sobre as despesas de cada viagem.

Se você é um gestor de viagens corporativas, conheça a etrip e descubra como ela vai ajudar a sua empresa a economizar cada vez mais!

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